Эта страница переведена автоматически и пока не проверена носителем языка. При любых расхождениях ориентируйтесь на английскую версию.
1. Что такое цифровая квитанция
Цифровая квитанция — тот же документ, который был бы на бумаге, созданный в программе и отправленный файлом, обычно PDF, или ссылкой. Обязанности не меняются от смены носителя.
2. Те же сведения, что и на бумаге
Всё, что нужно печатной квитанции, нужно и цифровой:
- Название бизнеса и номер предпринимателя или компании.
- Дата и порядковый номер без пропусков.
- Имя клиента, по необходимости.
- За что заплачено, сумма и способ оплаты.
- Для лицензированного предпринимателя: разбивка НДС.
3. Оригинал и копия
Первый документ, переданный клиенту, — оригинал. Каждая следующая отправка или печать помечается как копия, верная оригиналу. Когда система делает это автоматически, вы не отправите два «оригинала» по ошибке.
4. Зарегистрированная программа
Компьютеризированный документ создаётся в программе, зарегистрированной в Налоговом управлении, а не в файле Word и не в таблице. Запросите у поставщика регистрационный номер и спросите бухгалтера, принимает ли он документы из неё.
5. Как отправить
Три распространённых способа, каждый для своей ситуации:
- Электронная почта с вложенным файлом: подходит бизнес-клиентам, которые передают квитанцию своему бухгалтеру.
- WhatsApp, файлом или ссылкой: удобный способ для частных клиентов, которым нужна квитанция под рукой после визита.
- Ссылка для скачивания: подходит, когда вы предпочитаете не отправлять файлы, а клиент может скачать квитанцию, когда ему понадобится.
6. Как проверить подлинность квитанции
Цифровой документ легко скопировать, поэтому полезно, когда в нём есть способ проверки. Цифровая печать и QR-код, ведущие на страницу, где видно, что документ выдан системой и с тех пор не менялся, делают это простым для клиентов и бухгалтеров.
Важно понимать разницу: это проверка того, что документ не изменён, а не квалифицированная электронная подпись в юридическом смысле.
7. После нажатия «Отправить»
Храните копию всего выставленного и выставляйте новый документ, а не правьте уже выставленный. Если квитанция выставлена по ошибке, аннулируйте её кредит-нотой.
Вопросы, которые задают чаще всего
Может ли клиент настаивать на печатной квитанции?
Да, поэтому любой документ должен допускать печать. Если оригинал уже был передан, распечатка помечается как копия.
Разрешено ли отправлять квитанцию в WhatsApp?
Да. Квитанция — это документ, а WhatsApp лишь канал; условие — выставление в зарегистрированной программе, а не канал.
А что насчёт согласия клиента на получение сообщений?
Квитанция за совершённый платёж — служебное сообщение. Рекламные предложения — другое дело, и для них нужно отдельное согласие.
