1. עברית מלאה, כולל ימין-לשמאל
לא מספיק שהכפתורים מתורגמים. בדקו שדף ההזמנות, ההודעות שהלקוחות מקבלים והיומן עצמו מוצגים נכון מימין לשמאל, ושתאריכים, שעות ומספרי טלפון לא מתהפכים באמצע משפט.
פתחו את דף ההזמנות של העסק מהטלפון, כי זה המסך שרוב הלקוחות יראו.
- תאריכים ושעות בפורמט שאתם רגילים אליו.
- יום ראשון כתחילת השבוע, וחגים ישראליים ביומן.
- שמות לקוחות בעברית, ברוסית ובאנגלית באותה רשימה, ממוינים נכון.
2. תזכורות בווטסאפ, לא רק SMS
בישראל לקוחות עונים בווטסאפ ומתעלמים מ-SMS ממספר לא מוכר. שאלו מאיזה מספר ההודעה יוצאת: ממספר העסק שלכם, או ממספר משותף של הספק. הודעה ממספר העסק נראית כמו הודעה מכם, והלקוחות עונים עליה.
שאלו גם מה קורה כשלקוח כותב ״הסר אותי״, ואיפה רואים את התשובות שלקוחות שולחים.
3. מסמכי מס לפי הדין הישראלי
אם תנפיקו קבלות וחשבוניות מהתוכנה, היא צריכה להפיק אותן בצורה שרשות המסים מכירה: מספור רציף, סימון מקור ונאמן למקור, וקובץ במבנה אחיד כשרואה החשבון מבקש.
מי שמפיק מסמכים ממוחשבים צריך לוודא שהתוכנה רשומה ברשות המסים. בקשו מהספק את מספר הרישום, ושאלו את רואה החשבון מה הוא צריך לקבל ממנה.
4. דף הזמנות שאפשר לשים בכל מקום
קישור אחד לפרופיל באינסטגרם, לסטטוס בווטסאפ ולכרטיס הביקור. אם יש בעסק כמה עובדים, כדאי שלכל אחד יהיה קישור אישי, כדי שלקוח שמכיר מישהו ספציפי יזמין אצלו ישר.
בדקו שהזמנה אפשרית בלי להירשם ובלי להוריד אפליקציה. כל שלב נוסף מאבד לקוחות.
5. ייבוא מה שכבר יש לכם
אם אתם עוברים ממערכת אחרת, בדקו מה אפשר להעביר: רשימת לקוחות, שירותים ומחירים, ותורים עתידיים. הגירה שמשאירה אתכם להקליד מחדש מאות לקוחות היא סיבה טובה להישאר איפה שאתם.
גם אקסל מסודר מספיק, אם התוכנה מאפשרת להעלות אותו ולהציג לפני האישור מה ייובא ומה לא.
6. מה כלול במחיר ומה תוספת
השוו מחיר כולל, לא מחיר כניסה. בדקו אם תזכורות, חשבוניות, תשלומים ויומנים נוספים לעובדים כלולים, או שכל אחד מהם תוספת. בדקו אם המחיר כולל מע״מ, ואם אפשר לבטל בכל חודש או שיש התחייבות שנתית.
מסלול חינמי בלי הגבלת זמן הוא דרך טובה לבדוק עם עסק אמיתי, בתנאי שברור מה הוא לא כולל.
7. נסו יום עבודה אמיתי לפני שמחליטים
לפני שמתחייבים, בצעו בתוכנה את מה שתעשו בכל יום:
- קבעו תור מדף ההזמנות, מהטלפון.
- הזיזו תור וביטלו תור, וראו מה הלקוח מקבל.
- שלחו לעצמכם תזכורת ובדקו איך היא נראית.
- הפיקו קבלה ובדקו שכל הפרטים הנדרשים מופיעים.
- ייצאו את הלקוחות, כדי לוודא שלא נעים לעזוב.
שאלות נפוצות
כמה עולה תוכנה לניהול תורים בישראל?
המחירים נעים ממסלולים חינמיים עם הגבלות ועד כמה עשרות שקלים בחודש ויותר לעסק עם צוות, וההבדל העיקרי הוא מה כלול. השוו מחיר כולל של מה שאתם באמת צריכים.
האם התוכנה צריכה להיות רשומה ברשות המסים?
אם מפיקים בה חשבוניות וקבלות, כן, כדאי לוודא את זה מראש. בקשו מהספק את מספר הרישום והתייעצו עם רואה החשבון.
אפשר לעבור ממערכת אחרת בלי לאבד לקוחות?
בדרך כלל כן, אם אפשר לייצא את הרשימה ולייבא אותה. בדקו את הייבוא על קובץ קטן לפני שמוותרים על המערכת הישנה.
