שאלות ותשובות

יומן וספר לקוחות לעסקים שעובדים בתורים — מספרות, קליניקות, סטודיו. הוא מחזיק את היומן, הלקוחות, השירותים והמחירים, עמוד לקביעת תורים אונליין, תזכורות בוואטסאפ, והחשבוניות וההכנסות — הכול במקום אחד.

לוחצים על „התחלה חינם”, ממלאים שם עסק, טלפון ואימייל, ומאשרים את הקוד שנשלח ב-SMS. התוכנית החינמית לא דורשת כרטיס אשראי ואפשר להתחיל לקבוע תורים מיד.

חינם: יומן, לקוחות, שירותים ורשימת המתנה, לאיש צוות אחד, בלי שליחת הודעות. בסיסי מוסיף קביעת תורים אונליין, וואטסאפ מתוך המערכת, דוחות ומכסת SMS. פרו מוסיף תזכורות אוטומטיות, סנכרון עם Google Calendar, כספים, מסמכים ממוחשבים, ביקורות וגיפט קארד. עסקי מוסיף מנויים וניהול משאבים, עם צוות ללא הגבלה.

הגדרות ← תוכנית. בוחרים תוכנית אחרת ומשלמים רק את ההפרש עבור שארית החודש; בירידה מתוכנית, החלק שלא נוצל מזוכה. כל מה שהזנתם נשאר בכל תוכנית — תוכנית נמוכה מסתירה מסכים, היא אף פעם לא מוחקת מידע.

ארבעה דברים, בסדר הזה: הוסיפו את השירותים עם מחיר ומשך, קבעו את שעות העבודה בעמוד הצוות, שלחו לעצמכם את קישור קביעת התורים כדי לראות מה הלקוחות רואים, וייבאו את רשימת הלקוחות. מכאן היומן מוכן לתורים אמיתיים.

המערכת בעברית, אנגלית, רוסית וערבית, וכל אחד בצוות יכול לעבוד בשפה שנוחה לו — המתג בתחתית התפריט. עמוד קביעת התורים מוצג בשפה שהמבקר בוחר, ולשפת ההודעות ללקוחות יש הגדרה נפרדת לכל איש צוות.

כן — Lumea זמינה ב-Google Play, וגם אפשר להתקין את האתר למסך הבית מתפריט הדפדפן. היומן, הלקוחות והוואטסאפ עובדים מצוין בנייד; תוכניות ותשלומים מתבצעים באתר.

לוחצים על משבצת ריקה ביומן, או על „חדש”, ובוחרים „תור ללקוח”. בוחרים לקוח, מסמנים שירותים ומאשרים את השעה. שירות הוא שדה חובה — הוא זה שקובע את המחיר ואת משך התור.

לוחצים „חדש” ובוחרים „אירוע אישי” — הפסקה, סידור, משלוח. זה תופס את הזמן ביומן ומוציא אותו מקביעת תורים אונליין. כותרת היא רשות.

גוררים אותו למשבצת החדשה ביומן, או פותחים אותו ומשנים תאריך או שעה. בשני המקרים המערכת מציעה לשלוח ללקוח הודעה על השינוי — אתם מחליטים אם היא נשלחת.

פותחים אותו ולוחצים מחיקה. המשבצת מתפנה מיד, ומוצעת הודעה ללקוח. אם מישהו ברשימת ההמתנה לשעה הזו, אפשר להציע לו אותה מעמוד רשימת ההמתנה.

כן. סרגל הכלים מחליף בין יום, שבוע וחודש, ובין איש צוות אחד לכל הצוות — בתצוגת יום לכל איש צוות יש עמודה משלו. בנייד מחליקים הצידה כדי לעבור בין ימים או שבועות, והעמודה של היום ממוסגרת כדי שתבלוט.

לוחצים לחיצה ארוכה על כותרת היום ביומן (או לחיצה כפולה במחשב). אפשר לחסום את היום לקביעת תורים לגמרי, או לתת לו שעות משלו עם הפסקה אם צריך. ההגדרה חלה על היומן ועל קביעת התורים אונליין יחד, כך שיום שסגרתם לא יישאר פתוח להזמנה באינטרנט.

רק אם מאפשרים. זה מתג בלשונית „לוח זמנים” של כל איש צוות, כך שספרית אחת יכולה לנהל שתי עמדות ואחרת לא. כשהמתג דלוק, תורים חופפים מוצגים זה לצד זה בעמודה במקום להסתיר זה את זה.

כל תור מקבל את צבע קטגוריית השירות, כך שאפשר לקרוא את היום במבט אחד. היום עצמו נצבע כשהוא חג, יום חופש או אירוע אישי, והעמודה של היום ממוסגרת. המקרא מתחת ליומן מסביר כל אחד מהם.

כן, בתוכנית פרו ומעלה. כל איש צוות מחבר את חשבון Google שלו מהעמוד שלו, ומאותו רגע התורים עוברים בשני הכיוונים — מה שנקבע כאן מופיע שם, ומה שנחסם שם חוסם את הזמן כאן.

לקוחות ← הוספת לקוח: שם וטלפון זה כל מה שצריך. אפשר גם להוסיף תוך כדי קביעת תור — כשמקלידים שם שהמערכת לא מזהה, עורך התור מציע ליצור אותו במקום.

כן. לקוחות ← ייבוא. מורידים את התבנית בשפה שלכם, ממלאים ומעלים — ואז רואים כל שורה עם החלטה לפניה לפני שנכתב משהו: מוכן, אזהרה, כבר לקוח, או שגיאה עם הסיבה. טלפון שכבר קיים אצלכם מדולג, כך שייבוא של אותו קובץ פעמיים לא ייצור כפילויות.

מקלידים בתיבת החיפוש שבראש כל מסך — היא מחפשת לפי שם ולפי טלפון ולוקחת ישר לרשימה. הרשימה עצמה ממוינת לפי א-ב בשפה שלכם.

פותחים אותו מרשימת הלקוחות או מכל תור. הכרטיס מרכז את הביקורים, המסמכים, היתרה וההערות שלכם, ועוד קישור ישיר לשיחת הוואטסאפ איתו.

מספר רץ שכל לקוח מקבל פעם אחת, כדי שאפשר יהיה להתייחס למישהו לפי מספר. הוא לעולם לא ממוחזר — אם מוחקים לקוח, המספר שלו פשוט נשאר לא בשימוש, וכך הערות ומסמכים ישנים ממשיכים להצביע על האדם הנכון.

קודם מוצגים המספרים האמיתיים, בשתי קבוצות: מה נמחק — שיחת הוואטסאפ והמנויים — ומה נשמר אבל מתנתק, כלומר התורים, המסמכים, הביקורות ורשומות רשימת ההמתנה. חשבוניות שהופקו לעולם לא משתנות; הן שומרות את השם שאיתו הופקו.

כן — כפתור הייצוא בעמוד הלקוחות יוצר קובץ CSV שנפתח באקסל עם שמות בעברית, ערבית ורוסית כמו שצריך. הוא מייצא את כל הרשימה המסוננת, לא רק את העמוד שרואים.

ללקוח שרוצה שעה שאין לכם. רושמים אותו לרשימה עם מה שהוא מחכה לו, וכשמשבצת מתפנה — בדרך כלל ביטול — העמוד מאפשר להציע לו אותה בלחיצה אחת. היא קיימת בכל התוכניות, כולל החינמית.

שירותים ← הוספת שירות. נותנים שם, משך ומחיר, משייכים לקטגוריה, ובוחרים אילו אנשי צוות נותנים אותו — זה מה שקובע אצל מי לקוח יוכל להזמין אותו אונליין.

הן מקבצות את השירותים ונותנות להם צבע — אותו צבע שהתור לובש ביומן. אפשר להשתמש במובְנות, לשנות להן שם או להוסיף משלכם; עמוד קביעת התורים מציג את השירותים באותו קיבוץ.

כן — גוררים שירות בידית והרשימה שומרת את הסידור שלכם מאותו רגע, במערכת, בדף המחירים ובעמוד קביעת התורים. עד הגרירה הראשונה השירותים מסודרים לפי א-ב בתוך כל קטגוריה. גרירה אפשרית רק בתוך הקטגוריה; כדי להעביר שירות לקטגוריה אחרת, משנים אותה בעורך.

מספר רץ שהשירות שומר לתמיד, כדי שבצוות אפשר יהיה להגיד „תקבעי לה 4” ולהתכוון לאותו טיפול גם בשנה הבאה. מחיקת שירות משאירה פער במקום למספר מחדש את כל מה שאחריו.

כן. עמוד השירותים בונה מחירון בעמוד אחד שמותאם לגודל הדף — אפשר להדפיס, או לשלוח ללקוח כ-PDF מאותו חלון. אפשר להשמיט קטגוריות אם רוצים כרטיס קצר יותר.

כן — מכבים את „זמין לקביעה אונליין” באותו שירות. הצוות עדיין יכול לקבוע אותו מהיומן, אבל לקוח לא יראה אותו בעמוד הציבורי. זו הדרך הרגילה לטפל בטיפול שדורש שיחה לפניו.

צוות ← הוספה. ממלאים שם, בוחרים את השירותים שהוא נותן וקובעים שעות עבודה. מתן גישה למערכת היא רשות — איש צוות יכול להתקיים ביומן בלי להתחבר אף פעם.

בעמוד שלו קובעים אימייל וסיסמה. מאותו רגע הוא מתחבר באותה כתובת כמוכם ונוחת ביומן שלו.

יומן, לקוחות, שירותים, רשימת המתנה, ביקורות, מנויים, גיפט קארד, מסך הוואטסאפ והפרופיל שלו. כספים, מסמכים ממוחשבים, הגדרות, עמוד הצוות והמשאבים שמורים לבעלים בלבד — איש צוות שיקליד את הכתובת יקבל „הדף לא נמצא”, לא הצצה.

בלשונית „לוח זמנים” של כל איש צוות, לפי ימי השבוע. השעות האלה הן מה שהיומן מצייר ומה שקביעת תורים אונליין מציעה; לתאריך בודד אפשר לתת שעות משלו מתוך היומן.

כל איש צוות יכול לטעון מערכת חגים — העברית או האזרחית — והתאריכים מחושבים לכל שנה במקום להיות רשומים מראש, כך שהם נשארים נכונים. ימי חופש אישיים נוספים באותה לשונית, ושניהם צובעים את היום ביומן עם השם לצד התאריך.

מקבלים אזהרה מראש, עם מספרים אמיתיים, כי המחיקה לוקחת איתה את כל היומן שלו — כל התורים שהיו לו, כולל אלה שעוד לפנינו. העבירו אותם למישהו אחר לפני המחיקה. המסמכים שלו והלקוחות המשויכים אליו נשמרים.

עמוד משלכם עם השם, הלוגו והשירותים, שבו לקוח בוחר שירות, איש צוות ושעה פנויה. מוצגות רק שעות שבאמת פנויות — שעות העבודה, התורים הקיימים וההפסקה בין תורים נלקחים בחשבון לפני שמשבצת מוצעת.

כפתור השיתוף בראש המסך נותן את הקישור, וגם מציע לשלוח ללקוח את השעות הפנויות או את המחירון. שימו את הקישור בביו באינסטגרם, בפרופיל הוואטסאפ ובכל מקום שלקוחות מחפשים אתכם.

כן. בעמוד של כל איש צוות יש קישור אישי לקביעת תורים, שפותח את אותו עמוד עם השירותים והשעות שלו בלבד. זה הקישור שספרית שמה באינסטגרם שלה.

הגדרות ← כללי הזמנה קובעות כמה קדימה נפתחת ההזמנה, עד מתי אפשר עוד להזמין או לבטל, וההפסקה בין תורים. הן חלות על העמוד הציבורי; הצוות שלכם אף פעם לא מוגבל על ידן.

„הפסקה בין תורים”, בהגדרות ← כללי הזמנה — אותו ערך מופיע גם בכרטיס הגדרות היומן. קבעו 30 וקביעת תורים אונליין תציע רק משבצת שיש אחריה חצי שעה פנויה, כך שלא תיתקעו עם תורים צמודים.

כי זה מרווח המשבצות, ואפשר לשנות אותו. בכרטיס הגדרות היומן קבעו 15, ועמוד קביעת התורים יציע התחלות ברבע שעה. זה משנה רק אילו שעות התחלה מוצעות — לא כמה זמן הטיפול לוקח.

כן — הגדרות ← עסק כוללות תמונת כותרת לצד הלוגו. היא מצוירת ברכות מאחורי הכותרת, כך שהשם, הדירוג וכפתור קביעת התור נשארים קריאים מעליה.

בוואטסאפ כברירת מחדל, כי שם הלקוחות שלכם ממילא נמצאים. SMS נשלח רק איפה שמישהו בחר בו — כלל תזכורת שהוגדר כ-SMS, אפשרות ה-SMS בתיבת ההודעה, או קוד התחברות. כל SMS נספר במכסה החודשית של התוכנית; וואטסאפ לא.

במסך הוואטסאפ לוחצים „חיבור” ומשלימים את הדיאלוג של Meta עם חשבון הפייסבוק שמנהל את העסק. אפשר להביא מספר שכבר פועל באפליקציית WhatsApp Business, או להקים חדש. אחרי החיבור, ההודעות ששולחים והתשובות שמתקבלות מרוכזות במקום אחד.

מרכז התזכורות, בתוכנית פרו ומעלה. כלל קובע מתי נשלחת התזכורת — מספר שעות לפני התור, או בשעה קבועה ביום עבור התורים של מחר — ובאילו ימים בשבוע מותר לשלוח, כך שעסק שסגור בשבת יכול להזכיר ללקוחות של ראשון במוצאי שבת. אפשר כמה כללים במקביל.

כן — לשונית תבניות ההודעות מחזיקה את הנוסח לכל סוג הודעה, ואפשר לשלב בו את שם הלקוח, התאריך, היום, השעה והשירות. לכל איש צוות יכול להיות נוסח משלו, והתצוגה המקדימה מציגה את ההודעה ממולאת מתור אמיתי ולא משמות מומצאים.

וואטסאפ מוסר הודעה שנכתבה חופשי רק בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח. מחוץ לחלון הזה שולחים תבנית מאושרת, והמסך מציע אותה בלחיצה אחת. זה כלל של וואטסאפ ולא שלנו — והכיתוב מראה מתי הלקוח כתב לאחרונה, כדי שתראו למה.

תלוי בתוכנית, והמספר מוצג ליד התוכנית בהגדרות — „37 מתוך 100 SMS נוצלו החודש”. המכסה מתאפסת בכל חודש קלנדרי, והודעה שהספק דחה לא נספרת בה.

למסך הוואטסאפ, כשיחה אחת לכל לקוח. גם תשובה ב-SMS נוחתת באותה שיחה, מסומנת כדי שתראו באיזה ערוץ הגיעה — יש שיחה אחת לכל לקוח בלי קשר לדרך שבה ההודעה עברה.

מדליקים „לא לשלוח הודעות” בכרטיס שלו. מאותו רגע לא נשלח אליו כלום: לא תזכורת, לא אישור, לא מחירון. הכפתורים בכרטיס שלו מאפירים ומסבירים למה, כך שאף אחד בצוות לא ישלח בטעות.

כן. בלי חיבור, כל כפתור הודעה מעביר את ההודעה לוואטסאפ שבנייד או במחשב שלכם כשהטקסט כבר כתוב — ואתם לוחצים שליחה שם. תזכורות אוטומטיות הן הדבר היחיד שדורש חשבון מחובר, כי כשהן נשלחות אף אחד לא יושב מול המקלדת.

פותחים את התור ומסמנים ששולם, בוחרים איך — מזומן, אשראי, העברה, שיק וכדומה. אם לצוות יש אפליקציה, כל איש צוות גם מקבל שאלה כמה דקות אחרי סיום הביקור: מה היה, ואיך שולם — נסגר בלחיצה אחת.

מתוך מסך המסמכים, בתוכנית פרו ומעלה. בוחרים לקוח, שורות ואמצעי תשלום ומפיקים — המסמך מקבל את המספר הבא בסדרה רציפה ומוקפא מאותו רגע. כל מסמך שהופק נושא חותם דיגיטלי וקוד QR שכל אחד יכול לבדוק בו שהמסמך לא שונה.

את השם הרשום של העסק ומספר העוסק, בהגדרות ← מסמכים. בלעדיהם לא ניתן להפיק — מסמך שנראה תקין ואינו חוקי גרוע ממסמך שלא הופק כלל. הכתובת, הטלפון והלוגו מודפסים בכותרת ושווה למלא אותם באותה הזדמנות.

לא בעריכה: מסמך שהופק מוקפא, וזה מה שהופך את המספור לאמין. מבטלים אותו בחשבונית זיכוי ומפיקים מסמך מתוקן. הרשימה מציגה את שני צדי הביטול, כך שההיסטוריה נקראת כמו שהיא.

כן — הייצוא נמצא באזור המסמכים ומפיק את קובץ המבנה האחיד לתקופה שבוחרים, יחד עם דוח ההפקה. הוא נבנה מהמסמכים שהפקתם, כך שהוא משקף בדיוק את מה שנתתם ללקוחות.

כספים, בתוכנית פרו ומעלה: הכנסות והוצאות בכל תקופה שבוחרים, בפילוח לפי שירות, ובלוח הבקרה מצב היום במבט אחד. צ'יפי התקופה זהים בכל המערכת, כך ש„החודש הזה” הוא אותו חודש בכל מסך.

כן, בתוכנית פרו ומעלה. מנפיקים כרטיס בסכום, נותנים אותו למקבל עם תוקף, ופודים אותו מול ביקור — היתרה נשמרת על הכרטיס. קופונים מנוהלים באותו מסך.

כן, בתוכנית עסקי. מגדירים מסלול — כך וכך ביקורים, או תקופה, במחיר — מוכרים אותו ללקוח, והביקורים שנותרו נספרים ככל שהוא מגיע.

כן — הגדרות ← עסק ללוגו ולתמונת הכותרת בעמוד קביעת התורים, והגדרות ← העדפות לצבע המותג ולמצב בהיר או כהה. הצבע שתבחרו הוא זה שהתורים, הכפתורים ועמוד קביעת התורים משתמשים בו.

לעמוד שלכם כבר יש כתובת משלו שנבנית משם העסק, וזו הכתובת שכפתור השיתוף נותן. אם אתם רוצים אותו על דומיין שבבעלותכם, כתבו לנו ונסדר את זה.

כן, אם מתקינים את האפליקציה ומאשרים התראות. מקבלים הודעה כשלקוח קובע תור אונליין, כשלקוח מזיז או מבטל, וכשמישהו כותב לכם — והודעה שמגיעה כשהאפליקציה פתוחה מוצגת בתוכה.

כן, בתוכנית פרו ומעלה. הביקורות מגיעות למסך משלהן שבו אתם מחליטים מה מתפרסם, ואפשר להשיב לכל אחת. ביקורות שפורסמו מוצגות בעמוד קביעת התורים.

למה שיש ממנו כמות מוגבלת — כיסאות, חדרים, מכשיר לייזר. בתוכנית עסקי רושמים כמה יש, ולוח המשאבים מציג את שעות השיא ומתריע כשיום מוזמן מעבר ליכולת.

כל תשלום שאתם משלמים מפיק חשבונית מס-קבלה, שנשלחת אליכם במייל עם ההפקה. אם תשלום עבר לפני שמילאתם שם רשום ומספר עוסק, החשבונית מופקת אוטומטית ברגע שתמלאו — שום דבר לא הולך לאיבוד.

אתם ומי שנתתם לו גישה, ואף אחד אחר. לכל עסק יש מסד נתונים משלו ולא מסד משותף, כך שעסק אחר בLumea לא יכול להגיע ללקוחות שלכם גם לא בטעות.

כן — המערכת כולה מגובה מדי יום, והעותק נשמר בשרת שני כך שתקלה במכונה אחת לא לוקחת איתה את היומן שלכם.

כן. לקוחות מיוצאים לגיליון מעמוד הלקוחות, המסמכים מיוצאים כקובץ מבנה אחיד, וההכנסות מיוצאות מהכספים. אם צריך משהו נוסף, פנו אלינו.

מתפריט החשבון — זה מסיר את העסק, את מסד הנתונים ואת הקבצים שלו. מה נשמר ולכמה זמן מפורט בעמוד מחיקת החשבון שלנו, כי למסמכים ממוחשבים יש תקופת שמירה שהחוק קובע ולא אנחנו.

שלחו לנו הודעה בוואטסאפ או כתבו לנו מעמוד „צרו קשר” — המספר והכתובת שם. אנחנו עונים בעברית, אנגלית, רוסית וערבית.