ניהול לוח זמנים לצוות: משמרות, הפסקות וכפל הזמנות

תנו לכל אדם יומן משלו

הכלל הפשוט ביותר שחוסך הכי הרבה בעיות: אדם אחד, יומן אחד. לקוחות קובעים תור אצל מומחה מסוים, והזמן של אותו אדם הוא מה שנמכר. אם שני אנשים חולקים עמודה אחת, אף אחד לא יכול לדעת של מי השעה הפנויה, ובסוף אתם עונים בטלפון על השאלה ״מי עושה את התור הזה?״.

יומנים נפרדים גם הופכים את היום לקריא במבט אחד. אפשר להסתכל על עמודה אחת ולדעת מה אותו אדם עושה, כמה מלא היום שלו ואיפה יש חורים. כשצריך את התמונה המלאה, תצוגה משולבת של הצוות שימושית, אבל היא צריכה להיות מבט על יומנים נפרדים ולא תחליף להם.

החליטו מוקדם אילו שירותים כל אדם נותן. מומחית צבע לא צריכה להופיע כאפשרות בשירות שהיא לא מבצעת, ומתאמנת אולי תיקח רק את הטיפולים הקצרים יותר. אם תסדירו את זה פעם אחת, תחסכו תיקוני הזמנות מדי שבוע.

משמרות, ימי חופש ועובדים בחלקיות משרה

נקודת ההתחלה היא דפוס שבועי: מי עובד באילו ימים ובאילו שעות. כתבו אותו כמו שצריך במקום לזכור אותו, כי הדפוס הוא שקובע אילו שעות לקוחות יכולים לבחור. אם מישהו עובד מיום ראשון עד רביעי ובכל יום שישי שני, היומן צריך לדעת את זה, לא אתם.

בחריגים בדרך כלל התוכנית נשברת. תור אצל רופא שיניים, קורס, אירוע בבית הספר של ילד או יום חופש חד־פעמי צריכים להיכנס ליומן ברגע שאתם שומעים עליהם. הרגל טוב הוא לבקש מהצוות להודיע בכתב, במקום אחד מוסכם, ולעדכן את היומן באותו יום.

עובדים בחלקיות משרה ואנשים שמחלקים את זמנם בין שתי עבודות דורשים תשומת לב נוספת. בקשו מהם את הזמינות כדפוס קבוע ועברו עליה אחת לכמה חודשים. לוח זמנים שמשתנה מדי שבוע בעל פה הוא לוח זמנים שמייצר לקוחות שהוחמצו.

• כתבו את הדפוס השבועי של כל אדם, כולל שעות התחלה וסיום.
• הזינו ימי חופש חד־פעמיים ברגע שהם ידועים.
• עברו על דפוסי חלקיות משרה אחת לכמה חודשים.
• קבעו מקום אחד שבו מודיעים על שינויים.

הפסקות שאף אחד לא רושם

ארוחת צהריים, קפה, תפילה, שיחת טלפון לבית הספר: הפסקות הן זמן עבודה אמיתי שלקוחות לא יכולים לנצל. אם הן לא ביומן, יקבעו עליהן תורים, ואז האדם או מוותר על ההפסקה או מאחר ומתנצל כל אחר הצהריים. הכניסו את ההפסקה ליומן כחסימה, בדיוק כמו ביקור.

אחר כך חשבו על הרווחים בין הביקורים. ניקיון, החלפת מגבות, כתיבת הערה ונשימה עמוקה לוקחים כמה דקות. סטודיואים רבים מוסיפים מרווח קטן אחרי כל ביקור, כדי שהלקוח הבא לא ייכנס לחדר שעדיין מסדרים. זה עולה מעט בקיבולת, ובדרך כלל מחזיר את עצמו בימים רגועים יותר.

יש אנשים שפשוט עובדים לאט יותר מאחרים, וזה בסדר גמור. חבר צוות חדש יותר עשוי להזדקק לזמן נוסף לאותו טיפול. הגינות היא לתת לו משבצת ארוכה יותר לאותו שירות, ולא להעמיד פנים שהמהירות זהה ולראות את כל היום מחליק.

כפל הזמנות: קבעו את הכלל במודע

ברוב המקרים אתם רוצים יומן שמסרב לשבץ שני לקוחות באותה שעה אצל אותו אדם. זה מגן על אנשים מלחץ ועל לקוחות מהמתנה. אבל יש חריגים לגיטימיים, כמו טיפול צבע עם זמן המתנה ארוך שבמהלכו המעצבת יכולה להתחיל עם מישהו אחר.

אם אתם מאפשרים חפיפות, אפשרו אותן בכוונה ותגידו לצוות מתי. כלל כמו ״חפיפה רק בזמן ההמתנה של טיפול צבע, ורק עם טיפול קצר״ קל לביצוע. ״תשתמשו בשיקול דעת״ עמום מוביל לכך ששני לקוחות מגיעים בבת אחת ואף אחד לא יודע מי הבא.

כשכפל הזמנות קורה בטעות, טפלו בו מהר ובאדיבות. כתבו ללקוח שאפשר להזיז, הציעו חלופה קונקרטית והודו לו על הגמישות. אחר כך בדקו למה זה קרה: הפסקה חסרה, משמרת שהוזנה לא נכון או הזמנה שנעשתה ידנית מעל חסימה.

חדרים, כיסאות וציוד כמשאבים משותפים

אדם הוא לא הדבר היחיד שיכול להיות תפוס לגמרי. אם יש לכם שני חדרי טיפול, מכשיר לייזר אחד, שלושה כיורי חפיפה או מיטת עיסוי אחת, גם אלה מגבלות. יומן שעוקב רק אחרי אנשים ישבץ בשמחה שלושה לקוחות שכולם צריכים את החדר היחיד באותו זמן.

רשמו מה דל אצלכם וציינו אילו שירותים צריכים אותו. טיפול פנים צריך חדר, פדיקור צריך כיסא, טיפול לייזר צריך את המכשיר. ברגע שזה כתוב לפניכם, הקיבולת האמיתית של הסטודיו קטנה לא פעם ממספר האנשים ברשימת השכר.

ב־Lumea משאבים כמו חדרים וכיסאות זמינים במסלול פרו, כך ששירות יכול לתפוס את החדר וגם את האדם. בכל כלי שתשתמשו בו העיקרון זהה: כל דבר מוגבל שביקור צריך צריך להיות חלק מההזמנה, ולא הנחה.

מי רואה מה

לא כולם צריכים את העסק כולו. מומחה או מומחית צריכים בדרך כלל את היומן שלהם, את הלקוחות שלהם ואת היכולת להזיז או לבטל ביקורים שלהם. הבעלים או המנהל צריכים גם את תצוגת הצוות המלאה, את רשימת הלקוחות וכל מה שקשור לכסף.

חשבו גם על פרטיות. מספרי טלפון של לקוחות, הערות והיסטוריית תשלומים הם מידע אישי. תנו לחברי הצוות גישה למה שהם צריכים כדי לעשות את העבודה, ושמרו את השאר למי שאחראי עליו. זה גם מגן עליכם אם מישהו עוזב.

גודל הצוות משפיע על התכנון. Lumea כוללת מקום אחד במסלול החינמי, 3 בבסיסי, 5 בפרו ו־10 בעסקי, אז ספרו את האנשים שלכם, כולל עובדים בחלקיות משרה שצריכים כניסה, לפני שאתם בוחרים מסלול.

חגים, סגירות וקצב היומן

חגים ציבוריים ודתיים משנים מה פתוח, והם לא זהים לכולם. חלק מהצוות עשוי לשמור ימים שאחרים לא שומרים, ולקוחות גם משנים הרגלים סביב חגים. חסמו סגירות הרבה מראש כדי שהם לא יראו משבצות שאתם לא יכולים לכבד.

תכננו את החופשות שלכם כמו שהייתם מתכננים חופשה של חבר צוות. סגרו את היומן כמה שבועות מראש, ספרו ללקוחות קבועים פנים אל פנים ובהודעה, וקבעו תאריך פתיחה מחדש ברור. אנשים סולחים על סגירה הרבה יותר בקלות מאשר על ביקור שבוטל.

לבסוף, שבו פעם ברבעון והסתכלו על כל לוח הזמנים. אילו ימים תמיד מלאים, אילו ריקים, ושעות העבודה של מי לא תואמות את מה שלקוחות מבקשים? לוח זמנים הוא לא דבר קבוע. זו החלטה שאפשר לשפר.