איך מגדירים הזמנת תורים אונליין לסלון או לסטודיו, צעד אחר צעד

מתחילים משירותים ומשכים כנים

לפני שנוגעים בהגדרות, רשמו מה לקוחות יכולים להזמין. השתמשו בשמות שהלקוחות היו אומרים בקול, ולא בשמות מרשימת המחירים של הספק. אם אתם עונים כל היום על שאלות על ״תספורת״ ועל ״צבע״, אלה נקודות הפתיחה שלכם, ושמות הטיפולים המתוחכמים יכולים לחכות.

אחר כך תנו לכל שירות משך אמיתי. ספרו את הזמן שהלקוח או הלקוחה בכיסא או על המיטה, והוסיפו את הדקות שאתם צריכים כדי לקבל פנים, לפנות את המקום ולרשום הערה קצרה. אם מניקור ג׳ל לוקח 60 דקות ביום הכי טוב שלכם ו־75 ביום רגיל, קבעו 75. דף שמבטיח 60 ומספק 75 מאחר אתכם עד הצהריים, וכל לקוח שאחרי מרגיש את זה.

אם אתם לא בטוחים מאיפה להתחיל, עברו על החודש האחרון ורשמו מה באמת הוזמן. הרשימה הזאת, ולא רשימת המשאלות שלכם, היא נקודת פתיחה כנה. תמיד אפשר להוסיף שירותים אחר כך, כשהבסיס כבר עובד חלק ולקוחות משתמשים בדף בלי לשאול שאלות.

מגדירים שעות, מרווחים וצוות

הזמנה אונליין צריכה להציע רק את השעות שבהן אתם רוצים שיקבעו אתכם, וזה לא תמיד כל שעה שבה אתם פתוחים. אולי אתם שומרים את השעה הראשונה של יום ראשון לעבודה אדמיניסטרטיבית, או מפסיקים לקבל הזמנות חדשות אחרי 18:00 בימי חמישי. החליטו על הכללים האלה עכשיו, וכללו גם את הימים שבהם אתם סגורים בגלל שבת, חגים או מנוחה אישית, כדי שלא תצטרכו לדחות אף אחד בהמשך.

הוסיפו מרווח בין תורים אם העבודה שלכם משאירה אחריה בלגן או דורשת איפוס: כמה דקות להחלפת מגבות, ניגוב העמדה או סתם נשימה. אם אתם עובדים עם צוות, תנו לכל אחד ואחת ימי עבודה משלהם, ואם מישהו צריך זמן נוסף בכל תור, הגדירו את זה אצלו ולא תמתחו כל שירות. כך הלקוחות יראו רק שעות שבאמת אפשר לקיים.

• שעות פעילות לכל אחד ואחת מהצוות, ולא רק לעסק
• ימי חופשה, חגים והיעדרויות מתוכננות
• מרווח בין תורים, אם אתם צריכים
• זמן נוסף לכל איש צוות, במקומות שבהם זה באמת רלוונטי

מחליטים על המדיניות לפני ההזמנה הראשונה

דף הזמנות הוא גם הבטחה מצדכם, אז כתבו את הכללים שהלקוחות מסכימים להם. עד מתי אפשר לבטל בלי חיוב? מה קורה אם מגיעים באיחור של 15 דקות? האם אתם מבקשים מקדמה לתורים ארוכים או יקרים? שמרו כל תשובה במשפט אחד, בניסוח ידידותי, והציבו אותה במקום שהלקוח רואה לפני האישור.

בחרו כללים שאתם מוכנים לאכוף. דמי ביטול מאוחר שלא גובים אף פעם מלמדים את הלקוחות שהכלל הוא קישוט. עדיף מדיניות עדינה שמקיימים בכל פעם על מדיניות קשוחה שנזנחת ברגע שמישהו מתנצל. אם רוצים קריאה מעמיקה יותר בנושא, מדריך הביטולים מביא ניסוחים ודוגמאות.

בודקים בעצמכם כמו לקוחות

פתחו את הדף בטלפון, ולא במחשב הנייד שבנית עליו אותו, וקבעו משהו. בחרו שני שירותים יחד ובדקו אם סך הזמן הגיוני. בחרו איש צוות מסוים, ואז בחרו ״מי שפנוי״. נסו לקבוע לבוקר של מחר וליום שבת שאתם סגורים בו, ובדקו שהאפשרות השנייה לא מוצעת.

בקשו מחבר או מלקוח קבוע לנסות גם הם, בלי עזרה מצדכם. שימו לב איפה הם מהססים. אם הם נתקעים ברשימת השירותים, השמות לא ברורים. אם הם נעצרים לפני האישור, כנראה חסר כלל או מחיר. תקנו את זה עכשיו, בזמן שההזמנות היחידות הן הזמנות הבדיקה שלכם, ומחקו אותן בסוף.

שמים את הקישור במקומות שבהם הלקוחות כבר נמצאים

דף הזמנות שאף אחד לא מוצא הוא סתם אתר יפה. שימו את הקישור בביו באינסטגרם, בפרופיל וואטסאפ Business, בפרטי הקשר בפרופיל העסק בגוגל ובסוף כל הודעה שאתם שולחים. הדפיסו אותו כקוד QR קטן למראה, לדלפק הקבלה ולכרטיסי הביקור.

שתפו אותו כצעד הבא קל, ולא כתחליף לחביבות. כשלקוח או לקוחה כותבים ״יש לכם משהו ביום חמישי?״, ענו במשפט חם ובקישור, כדי שיראו את החלונות הפנויים האמיתיים במקום לחכות שתפרטו אותם. תענו על פחות הודעות חוזרות, והלקוחות יבחרו שעה שנוחה להם.

בדקו איך הקישור נראה כשמשתפים אותו בצ׳אט. שם ברור והלוגו שלכם גורמים לתצוגה המקדימה להיראות אמינה, ומי שרואה לוגו מוכר ילחץ בקלות רבה יותר. בדקו את הקישור גם בטלפון עם חיבור חלש, כי הרבה לקוחות יפתחו אותו באוטובוס או בתור.

מה עושים כשמישהו קובע תור ב־23:40

הזמנות של שעות הלילה הן כל העניין: הלקוח החליט ברגע של רגיעה, בטלפון, בלי צורך להתקשר. התפקיד שלכם הוא לא לחשוש מהן. החליטו כמה הודעה מראש אתם צריכים להזמנה ליום עצמו או לבוקר שלמחרת, והגדירו זמן מינימלי מראש, כדי שלא תופתעו מתור ב־08:00 שנקבע בחצות.

עברו על ההזמנות החדשות פעם אחת בבוקר עם הקפה, ואשרו בהודעה כל דבר חריג. אם החבילה שלכם כוללת תזכורות אוטומטיות, הן יכולות לעשות חלק מהעבודה הזאת במקומכם. אם הזמנה לא מתאימה, כתבו ללקוח בנימוס והציעו שתי חלופות במקום פשוט לבטל. רוב האנשים שמחים שטרחתם לענות בכלל.

איפה Lumea נכנסת, ומה כדאי לבדוק כל חודש

ב־Lumea דף ההזמנות אונליין מתחיל מהחבילה בסיסי. הוא מציג את הלוגו, השירותים, תמונות הצוות ושעות הפעילות שלכם, מאפשר ללקוחות לבחור שירותים ואיש צוות, ונותן להם אזור אישי שבו הם רואים את הביקורים שלהם. החבילה החינמית כוללת את היומן, הלקוחות והשירותים, כך שאפשר להכין הכול לפני שמפעילים הזמנות.

בכל כלי שתשתמשו, כדאי לקבוע סקירה חודשית קצרה. בדקו אילו שירותים מוזמנים, אילו חלונות נשארים ריקים והאם יש משך שמתברר שוב ושוב כשגוי. שנו דבר אחד בכל פעם, כדי שתדעו מה עזר. דף הזמנות אף פעם לא גמור; הוא משתפר ככל שאתם לומדים מה הלקוחות שלכם באמת בוחרים.