הדרכים הטובות ביותר לקבל הזמנות בעסק קטן לקביעת תורים, בהשוואה

מה שיטת הזמנות צריכה לעשות בפועל

לפני שמשווים אפשרויות, כדאי להחליט מה צריך מהן. שיטת הזמנות היא לא רק דרך שבה לקוח מבקש זמן. היא צריכה גם למנוע מצב ששני אנשים תופסים את אותו מועד, לשמור תיעוד שאפשר למצוא אחר כך, ולאפשר לשנות או לבטל בלי בלבול.

עסקים שונים נותנים לדברים האלה משקל שונה. בעל עסק עצמאי שעובד בשקט יחסי צריך משהו פשוט. סטודיו עם כמה אנשים וקבלה עמוסה צריך משהו שכולם רואים בו אותו דבר באותו רגע.

• מונעת הזמנות כפולות
• קלה ללקוח, בכל שעה שהוא נזכר
• קלה לכם, בלי הפרעות מתמידות
• משאירה תיעוד שאפשר לחפש ולסמוך עליו
• עובדת לכל הצוות, לא רק לאדם אחד

יומן הנייר

יומן נייר הוא השיטה הוותיקה ביותר, והוא עדיין עובד אצל חלק מהאנשים. הוא לא צריך סוללה, סיסמה או למידה. אפשר לראות שבוע שלם במבט אחד, וכתיבת שם מהירה מכל טופס.

החולשות מתגלות כשהעסק גדל. יומן נייר נמצא במקום אחד, ולכן רק אדם אחד יכול להשתמש בו, ואי אפשר לבדוק אותו מהבית. הוא לא שולח כלום, אי אפשר לחפש בו את ההיסטוריה של לקוח, וכוס קפה שנשפכה או מחברת שאבדה לוקחות איתן את כל העסק.

הוא מתאים לעסק קטן מאוד ויציב, עם קומץ לקוחות קבועים ואדם אחד שמטפל בהזמנות. ברגע שנכנס אדם שני, או מספר טלפון של לקוח שצריך למצוא מהר, היומן מתחיל לעלות יותר ממה שהוא חוסך.

שיחות טלפון

שיחת טלפון היא אישית ומיידית. יש לקוחות, במיוחד כאלה שמעריכים לדבר עם אדם, שפשוט מעדיפים אותה, ושיחה מאפשרת להציע מועד טוב יותר או שירות אחר במקום.

המחיר הוא תשומת הלב שלכם. שיחות מגיעות כשהידיים עסוקות בלקוח, הן מוחמצות, ושיחה שלא נענתה הופכת לא פעם ללקוח שמנסה מישהו אחר. כל שיחה גם צריכה להירשם אחר כך איפשהו, וזה שלב נוסף שבו נכנסות טעויות.

התייחסו לטלפון כאל אפשרות מוזמנת ולא כאל הדרך הראשית. כדאי להשאיר אותו ללקוחות שאוהבים אותו, ולציין בהודעה שאולי תחזרו אליהם אחרי הטיפול.

אפליקציות הודעות והודעות ברשתות חברתיות

הרבה לקוחות היום פשוט שולחים הודעה, כי זה הכלי שכבר פתוח אצלם בטלפון. זה לא רשמי, זה עובד בכל שעה, ושרשור שומר את השיחה ואת המועד שסוכם במקום אחד. בעסקים קטנים רבים זה הפך לברירת מחדל בלי שמישהו החליט על כך.

הבעיה היא שצ׳אט הוא לא יומן. מועד שסוכם בשרשור עדיין צריך להעתיק ליומן, הודעות מגיעות בכמה אפליקציות, והשאלה “מה יש לך ביום חמישי?” נשאלת שוב ושוב. הודעות ישירות ברשתות חברתיות הן הגרסה החלשה ביותר, כי קל להחמיץ אותן וקשה לחפש בהן.

הגישה הזאת עובדת הכי טוב כשבוחרים ערוץ הודעות אחד בכוונה, ותמיד מזינים את המועד שסוכם ליומן אמיתי מיד. ב־Lumea, למשל, מרכז הוואטסאפ מהמסלול בסיסי מאפשר לשלוח הודעות ידנית מתוך אותה מערכת שמחזיקה את התורים.

• בוחרים ערוץ ראשי אחד ואומרים זאת בבירור
• מעתיקים כל מועד שסוכם ליומן מיד
• מחזיקים תשובה קצרה מוכנה עם קישור לאפשרויות ההזמנה
• נמנעים מלקבל הזמנות בכמה אפליקציות בבת אחת

יומן דיגיטלי משותף

יומן דיגיטלי פותר את רוב הבעיות של יומן הנייר. אפשר לבדוק אותו מכל מקום, לשתף אותו עם צוות, לחפש בו ולקבוע בו תזכורות. לקוחות עדיין פונים בשיחה או בהודעה, אבל אתם מזינים את המועד פעם אחת וכל מי שצריך אותו רואה אותו.

מה שהוא לא עושה הוא לתת ללקוחות להסתדר לבד. כל הזמנה עדיין עוברת דרככם, ולכן היומן מגן עליכם מהזמנות כפולות רק במידה שאתם מעדכנים אותו. יומן כללי גם לא מכיר את השירותים, את הלקוחות או את המחירון שלכם, ולכן הפרטים נשמרים במקום אחר.

הוא מתאים לבעל עסק עצמאי או לצוות קטן מאוד שרוצים סדר בלי לשנות דבר ללקוחות. יומן שנבנה לתורים, ושומר גם רשימת לקוחות ורשימת שירותים, מתקדם צעד נוסף. ב־Lumea היומן, רשימת הלקוחות והשירותים חינם ללא הגבלת זמן.

עמוד הזמנות משלכם

עמוד הזמנות מאפשר ללקוחות לראות את השירותים ואת הזמנים הפנויים ולבחור בעצמם, בכל שעה, בלי לחכות לתשובה. הוא מוריד מהיום שלכם את ההתכתבות החוזרת, וההזמנה נכנסת ליומן כשהיא כבר נבדקה מול הזמינות שלכם.

יש גם חסרונות כנים. חלק מהלקוחות, במיוחד מבוגרים יותר, עדיין יעדיפו להתקשר. העמוד צריך הגדרה עם שירותים, משכים וכללים הגיוניים, והוא צריך קישור שאנשים באמת מוצאים, בפרופיל, בהודעות ובדלת. גם כללים לגבי הודעה מראש וביטולים צריכים להיות ברורים, כי לקוחות יכולים להזמין בלי לדבר עם אף אחד.

הוא מתאים כמעט לכל עסק עם לקוחות קבועים וחוזרים, והוא חשוב במיוחד כשאתם עסוקים לעתים קרובות בעבודה כשהפניות מגיעות. ב־Lumea הזמנה אונליין זמינה מהמסלול בסיסי, והמדריכים האחרים שלנו מסבירים איך מגדירים את העמוד היטב.

• שמות שירותים ומשכים ברורים
• שעות עבודה והפסקות מציאותיות
• כלל ביטול פשוט שנאמר מראש
• קישור שמוצבים בכל מקום שבו לקוחות כבר מסתכלים

רישום בפלטפורמה חיצונית בסגנון שוק

חלק מהעסקים מופיעים בספרייה או בשוק שבו זרים מחפשים שירותים בסביבה. המשיכה ברורה: זה יכול להציג את השם שלכם בפני אנשים שמעולם לא שמעו עליכם, בלי שתצטרכו לבנות קהל.

כדאי לשקול את המחירים בקפידה. אתם פועלים בתוך הכללים, ההצגה והתנאים של מישהו אחר, והקשר עם הלקוח עלול להיות שייך יותר לפלטפורמה מאשר לכם. הלקוחות הקבועים שלכם עלולים להיות מופנים להשוות אתכם לאחרים, ואתם תלויים בשירות שאינו בשליטתכם.

זו יכולה להיות דרך שימושית להיות מוצאים כשאתם חדשים או כשיש ימים שקטים, כל עוד אתם מעבירים אחר כך אנשים להזמנה ולפרטי הקשר שלכם. Lumea לא עובדת כשוק שמביא לכם לקוחות חדשים, ולכן אם המטרה היא למצוא זרים, זהו ערוץ נפרד שכדאי לשקול.

מחברים הכול: שילוב לפי גודל העסק

כמעט כל עסק מגיע בסוף לשילוב, ולכן כדאי לבחור אותו במודע. המטרה היא מקום אחד שבו נמצאת האמת על השבוע שלכם, עם כמה דלתות שמובילות אליו. לא משנה באיזו דלת נכנסים, כל תור מגיע לאותו יומן.

עסק עצמאי או קטן מאוד יכול להתחיל עם יומן דיגיטלי וערוץ הודעות אחד, ולהוסיף עמוד הזמנות כשהשאלות מתחילות לחזור. עסק עם צוות קטן ירוויח הכי הרבה מעמוד הזמנות ומיומן משותף שכולם משתמשים בו, כשהטלפון וההודעות הם דלתות גיבוי. סטודיו או מרפאה גדולים יותר צריכים להתייחס לעמוד ההזמנות וליומן המשותף כאל הליבה, ולשמור את הטלפון וההודעות כדלתות צד מטופלות היטב.

כדי להעביר לקוחות בעדינות, אל תכריזו על מעבר. הוסיפו את קישור ההזמנה לתשובות ולחתימה, כתבו “אפשר גם לקבוע בעצמכם כאן, אבל תמיד אשמח לסדר לכם”, והשאירו את הדרכים הישנות פתוחות לזמן מה. לקוחות קבועים יעברו בקצב שלהם, ומי שלא יעבור אף פעם יכול להישאר בטלפון.

• עצמאי: יומן וערוץ הודעות אחד, עמוד הזמנות בהמשך
• צוות קטן: עמוד הזמנות ויומן משותף
• סטודיו גדול: עמוד הזמנות ויומן כליבה, טלפון כדלת צד
• כולם: רושמים כל הזמנה ביומן אחד, לא משנה באיזו דלת