איך בוחרים תוכנה לניהול תורים לסלון או לסטודיו (רשימת בדיקה לקונים)

מתחילים ממה שקורה אצלכם בפועל

לפני שמסתכלים על מוצר כלשהו, כתבו איך נראה שבוע רגיל. כמה אנשים עובדים בעסק, איך לקוחות פונים אליכם היום, ואיזו משימה אוכלת לכם את הערבים? תוכנה שפותרת בעיה שאין לכם היא עוד סיסמה לזכור.

אחר כך חלקו את הצרכים לשלוש קבוצות: חובה, נחמד שיהיה ולא כרגע. לבעלי עסק שעובדים לבד ורוצים רק יומן וקישור להזמנה יש רשימה שונה מאוד מזו של קליניקה עם שלושה חדרים ועמדת קבלה. שמרו על רשימה קצרה שנכנסת בעמוד אחד, כי תחזרו אליה בסוף.

קלות שימוש, גם בשבילכם וגם בשביל הלקוחות

יש שני משתמשים שצריך לחשוב עליהם. אתם תפתחו את היומן עשרות פעמים ביום, לא פעם ביד אחת ועם לקוח מולכם, ולכן הוספה, הזזה וביטול של תור צריכים לקחת כמה לחיצות. הלקוחות יפגשו את דף ההזמנות פעם אחת, כנראה בטלפון, ויעזבו אם יבקשו מהם יותר מדי.

בדקו את שני הצדדים ביושר. קבעו תור כמו לקוח, מהטלפון שלכם ובלי תצוגת הניהול, וסמנו כל נקודה שבה היססתם. אחר כך בקשו ממי שאינו טכנולוגי לנסות את אותו הדבר בלי עזרה.

רושם ראשון נקי יכול להסתיר שגרה יומית מסורבלת, ולכן שפטו את המסכים שבהם תשתמשו הכי הרבה, לא את אלה שנראים הכי טוב בהדגמה. ההרגל הקטן הזה מגן עליכם מבחירה לפי מראה בלבד.

• כמה לחיצות צריך כדי להוסיף, להזיז או לבטל תור
• האם דף ההזמנות עובד היטב על מסך טלפון קטן
• האם לקוח יכול להזמין בלי ליצור קודם סיסמה
• כמה קל לחסום זמן להפסקות ולימי חופש

מה באמת כלול במסלול החינמי

מסלול חינמי יכול להיות נקודת פתיחה נדיבה או תקופת ניסיון ארוכה בהסוואה. קראו בדיוק מה כלול והאם התקופה החינמית מסתיימת. שאלו את עצמכם אם הדבר שבגללו רציתם תוכנה, למשל הזמנה אונליין או תזכורות בהודעות, כלול במסלול החינמי או נמצא מאחורי חומת תשלום.

ב־Lumea, כדוגמה אחת, היומן, רשימת הלקוחות והשירותים חינמיים בלי הגבלת זמן, הזמנה אונליין ומרכז הוואטסאפ לשליחה ידנית מתחילים במסלול בסיסי, ותזכורות אוטומטיות בוואטסאפ ומסמכי מס נמצאים במסלול פרו. בכל כלי שתבדקו, בקשו פירוט פשוט כזה, ובדקו איך המחיר משתנה כשמוסיפים חברי צוות.

• האם יש הגבלת זמן על המסלול החינמי?
• אילו תכונות נעולות עד שמשלמים?
• כמה חברי צוות כל מסלול מאפשר?
• מה קורה לנתונים שלכם אם מפסיקים לשלם?

של מי הנתונים של הלקוחות, והאם אפשר לקחת אותם איתכם

רשימת הלקוחות היא הדבר היקר ביותר שהתוכנה תחזיק אי פעם, והיא שלכם. לפני שמתחייבים, בררו אם אפשר להכניס את הלקוחות הקיימים, למשל מגיליון אלקטרוני, והאם אפשר להוציא אותם בחזרה בפורמט מקובל. כלי שמקשה על עזיבה אומר לכם משהו על איך הוא רואה אתכם.

קראו גם איך הספק מתאר את הפרטיות ואיפה הוא שומר נתונים, במיוחד כי אתם מחזיקים פרטים אישיים של הלקוחות. אתם לא צריכים להיות עורכי דין. חפשו שפה פשוטה, דרך ברורה למחוק חשבון וספק שעונה ישירות כששואלים.

תזכורות והערוץ שבו הן מגיעות

תזכורת מועילה רק אם הלקוח באמת רואה אותה. במקומות רבים אנשים קוראים וואטסאפ בצורה אמינה הרבה יותר ממייל, ולכן הערוץ חשוב לא פחות מהתכונה. בדקו אילו ערוצים הכלי תומך בהם, והאם ההודעות נשלחות אוטומטית או שצריך ללחוץ על שליחה בכל פעם.

היו זהירים עם הבטחות. תזכורת מספרת ללקוח על התור שלו, היא לא מבטיחה שיגיע, ואף כלי הגון לא צריך לטעון אחרת. שאלו מה אפשר להתאים בניסוח, איך הכלי מתייחס ללקוח שלא רוצה הודעות, והאם ההודעות יוצאות מהמספר שלכם או ממספר משותף.

ב־Lumea, שליחת הודעות ידנית ממרכז הוואטסאפ זמינה מהמסלול בסיסי, ותזכורות אוטומטיות במסלול פרו. השוו חלוקה כזו בין ידני לאוטומטי בכל האפשרויות, כי היא משנה כמה מהיום שלכם התוכנה באמת חוסכת.

תמיכה, שפה, שימוש בנייד וצמיחה

הסתכלו על החלקים הלא זוהרים. אפשר לקבל עזרה בשפה שנוח לכם, ומאדם ולא רק ממאמר? האם הממשק זמין בשפה שהלקוחות שלכם קוראים? ל־Lumea, למשל, יש ממשק בשבע שפות, ולקוחות מקבלים אזור משלהם שבו אפשר לראות ולקבוע תורים.

שימוש בנייד חשוב כי רוב בעלי העסקים מנהלים את היום מהטלפון. בדקו אם יש אפליקציה להתקנה או אפליקציית ווב שמתנהגת היטב על מסך קטן, ונסו אותה במכשיר האמיתי שלכם. אם אתם עובדים בישראל, שאלו אם אפשר להפיק את מסמכי המס שהעסק צריך, והתייחסו לזה כמידע כללי שמאשרים מול רואה החשבון, לא כייעוץ.

לבסוף, חשבו על שנה הבאה. אם אולי תגייסו, שאלו כמה מקומות לצוות יש בכל מסלול ומה משתנה כשמוסיפים מישהו. אם אולי תוסיפו חדרים או ציוד, מקדמות, שוברי מתנה או מנויים, בררו איזה מסלול פותח אותם, כדי שלא תגדלו מהכלי תוך כמה חודשים.

דגלים אדומים שכדאי לזהות

כמה סימני אזהרה קל לזהות כשיודעים אותם. עמוד מחירים שמסתיר מה כלול בכל מסלול, חוזה שקשה לבטל וטופס הרשמה שמבקש הרבה יותר ממה שהמוצר צריך הם כולם סיבה לעצור. כך גם כלי שלא יכול להגיד לכם בפשטות איפה הנתונים שלכם נמצאים.

היזהרו גם מכל מי שמבטיח תוצאות במקום לתאר תכונות. הבטחות כמו פחות ביטולים או יותר הזמנות תלויות בעסק שלכם, לא בתוכנה. כלי שכן אומר מה הוא עושה ומה הוא לא עושה קל בדרך כלל יותר לסמוך עליו לאורך זמן.

• תמחור לא ברור או תכונות שעוברות אחר כך לחומת תשלום
• אין דרך לייצא או למחוק את נתוני הלקוחות
• תמיכה שעונה רק בשפה שאתם לא משתמשים בה
• דף הזמנות שמרגיש איטי או מסורבל בטלפון
• הבטחות גדולות על תוצאות בלי הסבר איך

ניסיון של שבוע עם הזמנות אמיתיות, ואז ציונים

אל תשפטו לפי הדגמה. בחרו שניים או שלושה מועמדים מובילים והשתמשו בכל אחד שבוע עבודה אמיתי, עם תורים אמיתיים, גם אם השיטה הישנה ממשיכה לרוץ לצדו. הכניסו קומץ לקוחות, צרו את השירותים שלכם עם משכי זמן כנים ושלחו את קישור ההזמנות לכמה לקוחות קבועים וסבלניים.

בסוף השבוע תנו לכל כלי ציון מאחת עד חמש על כל פריט בקבוצת החובה, והעניקו לכל קריטריון משקל מאחת עד שלוש לפי כמה הוא חשוב לכם. הכפילו, חברו והשוו. אחר כך סמכו על התבנית, אבל שימו לב גם באיזה כלי הייתם הכי שמחים לפתוח ערב עייף.

הוסיפו לטבלה שאלה אחרונה: האם יהיה לי נוח שהלקוחות שלי יראו בדיוק את מה שראיתי עכשיו? אם התשובה היא כן רק לכלי אחד, יש לכם החלטה.

• רשמו את קריטריוני החובה ותנו לכל אחד משקל
• הפעילו כל מועמד עם הזמנות אמיתיות במשך שבוע
• תנו לכל קריטריון ציון מאחת עד חמש
• הכפילו במשקלים, חברו, ותנו לתוצאה ללון על זה