הפקת חשבונית לעצמאי: עוסק פטור, עוסק מורשה ומה מפיקים מתי

1. קודם כל: עוסק פטור או עוסק מורשה

עוסק פטור לא גובה מע״מ מלקוחותיו ולא מקזז מע״מ תשומות. עוסק מורשה גובה מע״מ ומעביר אותו, ומקזז מע״מ על הוצאות. הסטטוס נקבע מול רשויות המס, וכל שינוי בו משנה את המסמכים שאתם מפיקים.

אם אינכם בטוחים מה הסטטוס שלכם, הוא מופיע באישור הפתיחה של התיק במע״מ ובתכתובות עם רשות המסים.

2. עוסק פטור: קבלה

עוסק פטור מפיק קבלה על כל תשלום שהוא מקבל. הקבלה לא כוללת מע״מ, והיא מציינת את שם העוסק, מספר העוסק, התאריך, מה שולם והסכום.

כשאתם מבקשים תשלום מראש, אפשר להפיק מסמך שאינו קבלה, כמו הצעת מחיר או חשבונית עסקה, אבל הוא לא מחליף קבלה כשהכסף נכנס.

3. עוסק מורשה: שלושה מסמכים עיקריים

לעוסק מורשה יש שלוש אפשרויות, ובחירה נכונה תלויה במועד התשלום:

• חשבונית מס: כשמוכרים ועדיין לא קיבלתם תשלום, למשל לקוח עסקי ששולם בסוף החודש.
• קבלה: כשהתשלום מגיע על חשבונית מס שכבר הופקה.
• חשבונית מס קבלה: כשהלקוח משלם במקום, וזה המקרה הנפוץ בסלונים, בקליניקות ובסטודיואים. מסמך אחד מכסה גם את המכירה וגם את התשלום.

4. מה חייב להופיע במסמך

הפרטים הנדרשים בדרך כלל במסמך תקין:

• שם העסק, מספר העוסק או החברה, כתובת, ושלכם גם את מספר הטלפון אם נהוג.
• שם הלקוח, ולעסק גם מספר העוסק שלו.
• תאריך ההפקה ומספר סידורי רציף.
• תיאור של מה שנמכר, הכמות והמחיר.
• בעוסק מורשה: הסכום לפני מע״מ, סכום המע״מ והסכום הכולל.
• אמצעי התשלום, כשמדובר בקבלה.

5. מספור רציף, מקור והעתק

מספור המסמכים חייב להיות רציף, בלי דילוגים. מסמך שהופק לא מוחקים, ואם הופק בטעות מבטלים אותו על ידי חשבונית זיכוי.

המסמך הראשון שנמסר ללקוח הוא המקור, וכל הדפסה או שליחה נוספת מסומנת נאמן למקור. תוכנה טובה עושה את זה לבד.

6. טעויות נפוצות

מה שמתגלה אצל רואה החשבון, ולכן כדאי למנוע מראש:

• קבלה במקום חשבונית מס קבלה, או להפך, כשהסטטוס במע״מ הוא מורשה.
• מחיקה של מסמך במקום זיכוי.
• הוספת מע״מ על מחיר שכבר כולל מע״מ, או שכחה להוסיף אותו.
• הפקה של המסמך ימים אחרי התשלום, באופן שמשבש את סדר התאריכים.

7. כמה זמן שומרים

מסמכי מס, כולל העתקים של מה שהופק, נשמרים שבע שנים. כדאי שהמערכת שומרת אותם בשבילכם ושאפשר להוריד אותם כשצריך.