1. מהו מספר הקצאה
מספר הקצאה הוא מספר שרשות המסים מנפיקה לחשבונית מס מסוימת, באופן מקוון, ברגע ההפקה. הוא חלק ממודל החשבוניות של הרשות: העסק מבקש מספר, הרשות מאשרת, והמספר מודפס על החשבונית.
זה לא מספר החשבונית הסידורי, שהמספור שלכם מייצר, וגם לא מספר עוסק או מספר חברה. כל חשבונית שנדרש לה מספר מקבלת מספר משלה.
2. למה הלקוחות שלכם מתעניינים בו
לקוח עסקי שרוצה לנכות את המע״מ שבחשבונית שלכם עשוי להזדקק לכך שהחשבונית תישא מספר הקצאה, כשהסכום מעל הסף שבתוקף באותה עת. בחשבונית שחסר בה מספר נדרש, הלקוח עלול לא להצליח לנכות את המס, ולכן הוא מבקש אותו.
לכן המספר חשוב גם לכם: מספר חסר הופך לבקשה להפיק חשבונית מחדש.
3. מתי נדרש מספר
הכלל חל על חשבוניות מס וחשבוניות מס קבלה שמפיקים עוסקים מורשים, ורק מעל סכום סף. הסף הופחת בשלבים, והמקורות שקראנו בהכנת העמוד אינם מצטטים כולם את אותו נתון עדכני, ולכן איננו מדפיסים כאן סכום.
איפה בודקים: בפרסומי רשות המסים באתר gov.il, או אצל רואה החשבון. שימו לב לתאריך של כל מאמר שאתם קוראים, כי מאמר ישן עלול לצטט סף ישן.
אם הכלל חל על מסמך מסוים שלכם, למשל קבלה, חשבונית זיכוי או מסמך שמפיק עוסק פטור, זה תלוי בסטטוס שלכם ובסוג המסמך. שאלו את רואה החשבון ואל תניחו.
4. איך מקבלים את המספר
יש שתי דרכים. תוכנת הנהלת חשבונות שמחוברת לרשות המסים יכולה לבקש את המספר עבורכם תוך כדי הפקת החשבונית, בלי לצאת מהמסך. או שעסק מבקש מספר באתר רשות המסים ומקליד אותו בחשבונית ידנית.
בכל מקרה הרשות מחליטה: היא יכולה לאשר ויכולה לסרב. בקשה שנדחתה פירושה שהחשבונית לא אמורה לצאת כמות שהיא, ולכן הודעה ברורה ברגע ההפקה חשובה.
5. מה לשאול את התוכנה שלכם
אם אתם מפיקים חשבוניות מתוכנה, בדקו את הנקודות האלה לפני שאתם מסתמכים עליה:
- האם היא מבקשת את המספר אוטומטית כשנדרש, או שצריך לבקש בנפרד?
- מה קורה כשהרשות מסרבת: האם החשבונית נשארת לא מופקת, והאם המסך מסביר למה?
- האם המספר מודפס ב-PDF שהלקוח מקבל?
- האם המספור נשאר רצוף, כך שבקשה שנדחתה לא משאירה חור בסדרה שלכם?
- האם רואה החשבון יכול לייצא את המסמכים, כולל מספרי ההקצאה, בפורמט שהוא עובד איתו?
6. טעויות נפוצות
רוב הבעיות נובעות מכמה הרגלים:
- הסתמכות על סף שצוטט במאמר ישן.
- הפקת חשבונית ואז בקשת המספר בדיעבד, ושליחה ללקוח של גרסה בלעדיו.
- הקלדת מספר מחשבונית אחת בחשבונית אחרת.
- הנחה שכל סוג מסמך צריך מספר, או שאף אחד לא צריך.
7. שגרה סבירה
החליטו עם רואה החשבון אילו מהמסמכים שלכם צריכים מספר לפי הכללים של היום. הפיקו מתוכנה שמבקשת אותו בזמן ההפקה ולא אחריה. בדקו שוב את הסף כשרואה החשבון מעדכן שהכללים השתנו, ושמרו את קובצי ה-PDF שהופקו: המספר מופיע על המסמך עצמו.
שאלות נפוצות
מאיזה סכום נדרש מספר הקצאה?
הסכום הופחת בשלבים והמקורות נבדלים בנתון העדכני, ולכן עדיף לבדוק באתר רשות המסים או אצל רואה החשבון ולא לצטט ממדריך.
האם מספר ההקצאה הוא מספר החשבונית?
לא. מספר החשבונית בא מהסדרה הרצופה שלכם. מספר ההקצאה מונפק על ידי רשות המסים לחשבונית מסוימת ומודפס עליה.
האם עוסק פטור צריך מספר הקצאה?
זה תלוי במסמך ובסטטוס שלכם. אל תניחו לכאן או לכאן; שאלו את רואה החשבון על אילו מהמסמכים שלכם הכלל חל.
אפשר לבקש את המספר בעצמי?
כן. עסק יכול לבקש מספר באתר רשות המסים, או להשתמש בתוכנה שמחוברת לרשות ומבקשת אותו תוך כדי הפקת החשבונית.
