מעסיקים את העובד הראשון: מה להחליט לפני שמפרסמים את המשרה

סימנים שאתם באמת מוכנים

הסימן הברור ביותר הוא לא שעמוס לכם מדי פעם, אלא שאתם מסרבים ללקוחות באופן קבוע. אם לקוחות ממשיכים לבקש שעות שאין לכם, ורשימת ההמתנה רק גדלה, יש ביקוש ששני זוגות ידיים יכולים לתת לו מענה.

הסימן השני הוא שאפשר לממן את השבועות האיטיים הראשונים. אדם חדש צריך זמן להגיע למהירות מלאה, והוא צריך לקבל שכר גם כשהיומן עדיין מתמלא. אם הגיוס עובד רק כשהכול הולך בלי תקלות, כדאי לחכות קצת ולבנות כרית ביטחון.

• אתם מסרבים באופן קבוע להזמנות כי היומן מלא
• רשימת ההמתנה לא קטנה מעצמה
• אפשר לכסות את השכר של האדם החדש גם בחודש שקט
• יש לכם זמן להכשיר מישהו כמו שצריך, ולא רק למסור לו מפתח
• יש מקום פיזי לעבודה שלו: כיסא, חדר או עמדה

שכיר, שכירות כיסא או עצמאי: התמונה הכללית

יש שלוש דרכים נפוצות להכניס מישהו. שכיר עובד אצלכם לפי הכללים והשעות שלכם, ואתם לוקחים על עצמכם את חובות המעסיק. מי ששוכר כיסא או חדר מנהל עסק משלו בתוך המקום שלכם, קובע חלק גדול מהעבודה בעצמו ומשלם על המקום. עצמאי או קבלן מבצע עבודה מוגדרת, לרוב לתקופה מוגבלת, ואמור להיות עצמאי באמת.

כל מסלול מתאים למצב אחר. העסקה כשכיר נותנת לכם הכי הרבה שליטה בסטנדרטים ובלוח הזמנים, אבל גם הכי הרבה אחריות. שכירות של מקום דורשת מכם פחות, אבל נותנת פחות מילה, ולעיתים קרובות הלקוחות מרגישים שהם שייכים לאותו אדם ולא למותג שלכם.

זהו מידע כללי בלבד. ההבחנה בין שכיר לעצמאי נקבעת לפי האופן שבו העבודה מתבצעת בפועל ולא לפי מה שכתוב על הנייר, וכללי עבודה, מס וביטוח משתנים ממדינה למדינה. התייעצו עם רואה חשבון או עם איש מקצוע בדיני עבודה לפני שמחליטים.

מחליטים על התפקיד ועל השעות לפני שמפרסמים

כתבו מה האדם הזה יעשה בפועל. האם הוא ייקח על עצמו שירות שאתם רוצים להפסיק לתת, יוסיף שירות שאין לכם, או ימלא שעות שאתם לא מצליחים לכסות? מודעה שמנסה להיות הכול מושכת אנשים שלא טובים בשום דבר מסוים.

אחר כך מחליטים על השעות. ימים קבועים קל יותר ללקוחות ללמוד ולכם לאייש, ושעות גמישות מתאימות למי שבונה את עצמו. היו כנים לגבי ערבים, סופי שבוע ועונות עמוסות, כי חוסר התאמה בנושא הזה הוא הסיבה הנפוצה ביותר לעזיבה של עובד טוב.

• אילו שירותים הוא יבצע, ואילו עדיין לא
• אילו ימים ושעות, כולל ערבים וסופי שבוע
• משרה מלאה, חלקית, או כמה ימים קבועים להתחלה
• מהו מבנה השכר, בהסכמה בכתב ובליווי איש מקצוע
• מה אתם מצפים לראות בחודשים הראשונים, במילים פשוטות

איפה מוצאים מועמדים

התחילו באנשים שכבר מכירים את הסטנדרטים שלכם. עמית שאתם סומכים עליו, מתאמנת לשעבר, אנשי קשר של ספק קבוע או קורס מקצועי מביאים לא פעם מועמדים טובים יותר ממודעה פומבית. שאלו גם את הלקוחות שלכם, כי מי שאוהב את החוויה לפעמים מכיר מישהו בתחום.

מודעה פומבית עדיין שווה את המקום שלה. כתבו אותה כמו שיחה: מה אתם עושים, איך נראה המקום, מהו התפקיד ומה אתם מחפשים. מועמדים שקוראים תיאור ברור ואנושי נוטים להגיש מועמדות מהסיבות הנכונות.

עושים יום ניסיון קצר או מבחן מעשי

שיחה מגלה איך אדם מדבר על העבודה שלו, ומבחן מעשי מראה איך הוא עושה אותה. הזמינו את המועמדים החזקים ביותר לפגישת עבודה קצרה, עם דוגמנית או מתנדבת ידידותית, והסתכלו על הטכניקה, ההיגיינה, הקצב והאופן שבו הם מדברים עם האדם שיושב בכיסא.

היו הוגנים בנושא. סכמו מה זה יום הניסיון, אם הוא בתשלום, ושמרו עליו קצר, ובדקו את הכללים המקומיים לגבי עבודת ניסיון ללא תשלום לפני שמציעים אותה. ניסיון טוב מכבד את הזמן של המועמד לא פחות משהוא מכבד את הזמן שלכם.

בסיום, שאלו אותם איך היה לפני שאתם משתפים בדעתכם. האופן שבו אדם מסתכל על העבודה של עצמו ומקבל משוב מלמד לא פעם יותר מהעבודה עצמה.

• סכמו את משך הניסיון ואת השאלה אם הוא בתשלום לפני היום עצמו
• תנו משימה אמיתית, לא מבוימת
• שימו לב לטכניקה, לסדר ולאופן שבו מתייחסים ללקוח
• שאלו מה היו משנים, ואז תנו משוב

קליטה: מעצבים את השבועות הראשונים

תכננו את השבוע הראשון לפני שהאדם מגיע. מתווה כתוב קצר של מי הוא ילווה, מה יעשה לבד ומתי תעשו שיחת בדיקה מסיר את רוב המבוכה. עברו איתו על הסטנדרטים שלכם למקום, למוצרים, לטיפולים ולדרך שבה מדברים עם לקוחות.

התחילו אותו עם יומן קל יותר ממה שיישא בסוף. השאירו הפסקות מכוונות בין התורים הראשונים כדי שלא יתרוצץ, ופגשו אותו לזמן קצר בסוף כל יום כדי לדבר על מה שהלך טוב. המטרה היא שללקוחות תהיה חוויה טובה בזמן שהאדם החדש מוצא את הקצב שלו.

כתבו את מה שאתם מחליטים תוך כדי תנועה. כללי ביטול, איך מתמודדים עם לקוח שמאחר, איך מתעדים שינוי: הכניסו הכול למסמך קצר אחד. ההכשרה נעשית קלה יותר בכל גיוס שאחרי זה.

נותנים להם יומן משלהם, קישור משלהם והרשאות נכונות

לקוחות קובעים תור אצל אדם, ולכן לכל חבר צוות צריך להיות יומן משלו, עם שעות עבודה משלו ורשימת שירותים משלו. ב-Lumea לכל חבר צוות יכולים להיות יומן, שירותים וקישור קביעת תורים משלו, כך שלקוח יכול לקבוע ישירות אצלו ואתם שומרים על מבט אחד על כל הצוות. כמה אנשים אפשר להוסיף תלוי במסלול: מקום אחד במסלול החינם, שלושה בבסיסי, חמישה בפרו ועשרה בעסקי.

חשבו על הרשאות באותה מידה של זהירות כמו על היומן. עמית חדש צריך בדרך כלל את התורים שלו ואת הלקוחות שלו, ולא את המסמכים הכספיים או ההגדרות שלכם. החליטו מה הוא יכול לראות ולשנות, והגדירו את זה ביום הראשון ולא אחר כך, כשכבר מביך לקחת הרשאה בחזרה.

• יומן משלו עם שעות וימי חופש משלו
• רק השירותים שהוא באמת מבצע
• קישור אישי לקביעת תורים שאפשר לשתף עם לקוחות
• גישה שמוגבלת למה שהתפקיד דורש, ונבדקת אחרי כמה חודשים

איך הלקוחות פוגשים את האדם החדש, ואיך שומרים על לוח זמנים הוגן

אל תחליפו פנים בלי להסביר. ספרו ללקוחות הקבועים מראש, בקול שלכם, מי מצטרף ובמה הוא טוב, ותנו ללקוחות חדשים לראות את הדף או הקישור של האדם החדש לפני שהם קובעים. ביקור ראשון שאתם נוכחים בו, או היכרות קצרה, עוזרים למי שרגיל רק אליכם.

הוגנות בתוך הצוות חשובה לא פחות. חלקו את השעות הטובות, את סופי השבוע ואת הימים השקטים בשקיפות, כך שאף אחד לא ירגיש שהשעות הטובות ביותר תמיד הולכות לבעלים או לוותיק ביותר. כשלוח הזמנים עוקב אחר דפוס גלוי והחריגים נרשמים, יש הרבה פחות חיכוכים.

עשו סיכום אחרי כמה חודשים. שאלו את האדם החדש מה עובד, הסתכלו איך היומן התמלא, והתאימו את השעות, את השירותים או את התמיכה. גיוס ראשון הוא לא החלטה חד־פעמית אלא תחילת הלמידה של ניהול צוות.