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1. D'abord : assujetti exonéré ou agréé
Un assujetti exonéré (עוסק פטור) ne facture pas de TVA à ses clients et ne récupère pas la TVA sur ses dépenses. Un assujetti agréé (עוסק מורשה) facture la TVA, la reverse, et récupère la TVA sur ses dépenses. Le statut est fixé auprès des autorités, et le modifier change les documents que vous émettez.
Si vous n'êtes pas sûr de votre statut, il figure sur l'attestation de votre dossier TVA et dans la correspondance avec l'administration fiscale.
2. Assujetti exonéré : un reçu
Un assujetti exonéré émet un reçu pour chaque paiement reçu. Il ne comporte pas de TVA et indique le nom et le numéro de l'assujetti, la date, ce qui a été payé et le montant.
Quand vous demandez un paiement à l'avance, vous pouvez émettre un document qui n'est pas un reçu, comme un devis ou une facture de transaction, mais il ne remplace pas un reçu lorsque l'argent arrive.
3. Assujetti agréé : trois documents principaux
Un assujetti agréé a trois options, et la bonne dépend du moment où le paiement arrive :
- Facture : quand vous vendez et n'avez pas encore été payé, par exemple une entreprise cliente qui paie en fin de mois.
- Reçu : quand le paiement arrive en règlement d'une facture déjà émise.
- Facture-reçu : quand le client paie sur place, le cas courant dans les salons, cliniques et studios. Un seul document couvre la vente et le paiement.
4. Ce qui doit figurer sur le document
Les mentions normalement exigées sur un document valable :
- Nom de l'entreprise, numéro d'assujetti ou de société et adresse.
- Le nom du client, et pour une entreprise cliente, son numéro également.
- La date d'émission et un numéro de série continu.
- Une description de ce qui a été vendu, la quantité et le prix.
- Pour un assujetti agréé : le montant hors TVA, la TVA et le total.
- Le mode de paiement, pour un reçu.
5. Numérotation continue, original et copie
La numérotation doit se suivre sans trou. Un document émis n'est jamais supprimé ; un document émis par erreur est annulé par un avoir.
Le premier document remis au client est l'original, et chaque impression ou envoi supplémentaire est marqué copie conforme. Un bon logiciel le fait tout seul.
6. Erreurs fréquentes
Ce que le comptable a tendance à relever, et qu'il vaut donc mieux éviter :
- Un reçu là où il fallait une facture-reçu, ou l'inverse, pour un assujetti agréé.
- Supprimer un document au lieu de l'annuler par un avoir.
- Ajouter la TVA à un prix qui l'inclut déjà, ou oublier de l'ajouter.
- Émettre le document plusieurs jours après le paiement, ce qui brouille l'ordre des dates.
7. Combien de temps les conserver
Les documents fiscaux, y compris les copies de ce que vous avez émis, se conservent sept ans. Il est utile que le système les garde pour vous et que vous puissiez les télécharger en cas de besoin.
Les questions fréquentes
Puis-je émettre une facture sans être enregistré ?
Toute personne exerçant une activité doit être enregistrée comme assujettie. Les documents que vous émettez dépendent de ce statut : vérifiez donc avec un comptable avant le premier.
Que faire d'une facture comportant une erreur ?
Ne la supprimez pas. Annulez-la par un avoir et émettez un nouveau document correct ; les deux restent dans la numérotation.
Ai-je besoin d'un logiciel particulier pour émettre des factures ?
Les documents informatisés sont émis dans un logiciel enregistré auprès de l'administration fiscale. Demandez le numéro d'enregistrement à l'éditeur et interrogez votre comptable.
