Aide et réponses

Un agenda et un fichier clients pour les entreprises sur rendez-vous — salons, cabinets, studios. Il réunit en un seul endroit votre calendrier, vos clients, vos services et prix, une page de réservation en ligne pour vos clients, des rappels WhatsApp, ainsi que vos factures et vos encaissements.

Appuyez sur « Commencer gratuitement », saisissez le nom de votre entreprise, votre téléphone et un e-mail, puis confirmez le code que nous vous envoyons par SMS. L’abonnement gratuit ne demande aucune carte bancaire et vous pouvez commencer à prendre des rendez-vous dans la minute.

Gratuit : calendrier, clients, services et liste d’attente, pour un membre de l’équipe, sans envoi de messages. Starter ajoute la réservation en ligne, WhatsApp depuis l’application, les rapports et un quota de SMS. Pro ajoute les rappels automatiques, la synchronisation Google Calendar, les finances, les documents fiscaux, les avis et les cartes cadeaux. Business ajoute les abonnements de fidélité et la gestion des ressources, avec jusqu’à 10 membres d’équipe.

Paramètres → Abonnement. Choisissez un autre abonnement et vous ne payez que la différence pour le reste du mois ; si vous passez à un niveau inférieur, la part inutilisée est créditée. Tout ce que vous avez saisi est conservé quel que soit votre abonnement — un abonnement inférieur masque des sections, il ne supprime jamais vos données.

Quatre choses, dans cet ordre : ajoutez vos services avec leurs prix et durées, définissez vos horaires de travail sur la page Équipe, envoyez-vous votre lien de réservation pour voir ce que voient vos clients, et importez votre liste de clients. Ensuite, l’agenda est prêt pour de vraies réservations.

L’application est disponible en hébreu, anglais, russe et arabe, et chaque membre de votre équipe peut utiliser celle qu’il préfère — le sélecteur se trouve en bas du menu. Votre page de réservation suit le choix du visiteur, et les messages aux clients ont leur propre réglage de langue par membre de l’équipe.

Oui — Lumea est sur Google Play, et le site peut aussi être installé sur votre écran d’accueil depuis le menu du navigateur. L’agenda, les clients et WhatsApp fonctionnent tous sur téléphone ; les abonnements et les paiements se gèrent sur le site.

Cliquez sur un créneau vide du calendrier, ou appuyez sur Nouveau, et choisissez « rendez-vous client ». Choisissez le client, cochez les services et confirmez l’horaire. Un service est obligatoire — c’est lui qui détermine le prix et la durée.

Appuyez sur Nouveau et choisissez « entrée personnelle » — une pause, une course, une livraison. Elle retire le créneau de l’agenda et de la réservation en ligne. Le titre est facultatif.

Faites-le glisser vers le nouveau créneau du calendrier, ou ouvrez-le et modifiez la date ou l’heure. Dans les deux cas, l’application propose ensuite d’envoyer un message au client à propos du changement — c’est vous qui décidez de l’envoyer ou non.

Ouvrez-le et appuyez sur supprimer. Le créneau se libère immédiatement et on vous propose un message pour le client. Si quelqu’un est sur la liste d’attente pour cet horaire, proposez-le-lui depuis la page de la liste d’attente.

Oui. La barre d’outils permet de passer entre jour, semaine et mois, et entre une personne et toute l’équipe — en vue jour, chaque membre de l’équipe a sa propre colonne. Sur téléphone, balayez latéralement pour passer d’un jour ou d’une semaine à l’autre ; la colonne du jour est encadrée pour ressortir.

Maintenez appuyé l’en-tête du jour dans le calendrier (ou double-cliquez dessus sur ordinateur). Vous pouvez bloquer entièrement la réservation ce jour-là, ou lui donner ses propres horaires avec une pause facultative. Cela s’applique à la fois à l’agenda et à la réservation en ligne : un jour que vous fermez ne peut donc plus être réservé en ligne.

Seulement si vous l’autorisez. C’est un interrupteur dans l’onglet Planning de chaque membre de l’équipe, de sorte qu’un coiffeur puisse gérer deux fauteuils tandis qu’un autre ne le peut pas. Lorsqu’il est activé, les rendez-vous qui se chevauchent s’affichent côte à côte dans la colonne au lieu de se masquer.

Chaque rendez-vous prend la couleur de la catégorie de son service, ce qui permet de lire la journée d’un coup d’œil. Le jour lui-même est teinté lorsqu’il s’agit d’un jour férié, d’un jour de congé ou d’un événement personnel, et la colonne du jour est encadrée. La légende sous le calendrier les nomme tous.

Oui, à partir de l’abonnement Pro. Chaque membre de l’équipe connecte son propre compte Google depuis sa page, et dès lors les rendez-vous circulent dans les deux sens — ce que vous réservez ici apparaît là-bas, et ce qu’il bloque là-bas bloque le créneau ici.

Clients → Ajouter un client : un nom et un téléphone suffisent. Vous pouvez aussi ajouter quelqu’un en cours de réservation — lorsque vous saisissez un nom que l’éditeur de rendez-vous ne reconnaît pas, il propose de le créer sur-le-champ.

Oui. Clients → Importer. Téléchargez le modèle dans votre langue, remplissez-le et téléversez-le — vous voyez alors chaque ligne évaluée avant que quoi que ce soit ne soit enregistré : prête, avertissement, déjà client, ou erreur avec le motif. Un téléphone déjà enregistré est ignoré, donc importer deux fois le même fichier ne crée aucun doublon.

Saisissez dans la zone de recherche en haut de n’importe quel écran — elle cherche par nom et par téléphone et vous mène directement à la liste. La liste elle-même est triée par ordre alphabétique dans votre langue.

Ouvrez-le depuis la liste des clients ou depuis un rendez-vous. La fiche contient ses visites, ses documents, son solde et vos notes, ainsi qu’un lien direct vers sa conversation WhatsApp.

Un numéro séquentiel attribué une seule fois à chaque client, pour que vous puissiez désigner quelqu’un par son numéro. Il n’est jamais réutilisé — si vous supprimez un client, son numéro reste simplement inutilisé, ce qui garantit que les anciennes notes et les anciens documents désignent la bonne personne.

On vous montre d’abord les chiffres réels, en deux parties : ce qui est détruit — sa conversation WhatsApp et ses éventuels abonnements de fidélité — et ce qui est conservé mais détaché, c’est-à-dire ses rendez-vous, documents, avis et inscriptions à la liste d’attente. Les factures émises ne sont jamais réécrites ; elles gardent le nom sous lequel elles ont été émises.

Oui — le bouton Exporter de la page des clients produit un CSV qui s’ouvre dans Excel avec les noms hébreux, arabes et russes intacts. Il exporte toute la liste filtrée, pas seulement la page affichée.

À un client qui veut un horaire que vous n’avez pas. Inscrivez-le sur la liste avec ce qu’il attend, et lorsqu’un créneau se libère — en général après une annulation — la page vous permet de le lui proposer d’une simple pression. Elle est disponible dans tous les abonnements, y compris le gratuit.

Services → Ajouter un service. Donnez-lui un nom, une durée et un prix, placez-le dans une catégorie, et choisissez quels membres de l’équipe le proposent — ce dernier point détermine avec qui un client peut le réserver en ligne.

Elles regroupent vos services et leur donnent une couleur, qui est celle du rendez-vous dans l’agenda. Vous pouvez utiliser celles qui sont intégrées ou les renommer et ajouter les vôtres ; la page de réservation présente les services regroupés de la même façon.

Oui — faites glisser un service par sa poignée et la liste conserve votre disposition à partir de là, dans l’application, sur la liste des prix et sur la page de réservation. Tant que vous n’en avez déplacé aucun, les services sont classés par ordre alphabétique dans chaque catégorie. Un service ne peut être déplacé qu’à l’intérieur de sa propre catégorie ; pour le mettre ailleurs, changez sa catégorie dans l’éditeur.

Un numéro séquentiel que le service garde définitivement, afin que votre équipe puisse dire « réserve-lui un 4 » et désigner le même soin l’année prochaine. Supprimer un service laisse un trou plutôt que de renuméroter tous les suivants.

Oui. La page des services génère une liste de prix d’une page, ajustée à la page — imprimez-la, ou envoyez-la à un client en PDF depuis la même fenêtre. Vous pouvez en exclure des catégories si vous voulez une carte plus courte.

Oui — désactivez la réservation en ligne pour ce service. Votre équipe peut toujours le réserver depuis l’agenda, mais un client ne le verra pas sur votre page publique. C’est la façon habituelle de gérer un soin qui nécessite d’abord une discussion.

Équipe → Ajouter. Saisissez son nom, choisissez les services qu’il propose et définissez ses horaires de travail. Lui donner un identifiant de connexion est facultatif — un membre peut exister dans l’agenda sans jamais se connecter.

Dans sa page, définissez un e-mail et un mot de passe. Il se connecte alors à la même adresse que vous et arrive sur son propre calendrier.

Le calendrier, les clients, les services, la liste d’attente, les avis, les abonnements de fidélité, les cartes cadeaux, l’écran WhatsApp et son propre profil. Les finances, les documents fiscaux, les paramètres, la page de l’équipe et vos ressources sont réservés au propriétaire — un membre du personnel qui saisit l’adresse obtient un « page introuvable », sans rien entrevoir.

Dans l’onglet Planning de chaque membre de l’équipe, par jour de la semaine. Ces horaires sont ce que l’agenda affiche et ce que la réservation en ligne propose ; une date précise peut recevoir ses propres horaires depuis le calendrier.

Chaque membre de l’équipe peut charger un jeu de jours fériés — le calendrier juif ou civil — et les dates sont calculées pour n’importe quelle année plutôt que listées, elles restent donc exactes. Les jours de congé personnels s’ajoutent dans le même onglet, et les deux teintent le jour dans le calendrier avec leur nom à côté de la date.

Vous êtes d’abord averti, avec les chiffres réels, car cela emporte tout son agenda — chaque rendez-vous qu’il a jamais eu, y compris ceux à venir. Déplacez-les vers quelqu’un d’autre avant de le supprimer. Ses documents et les clients qui lui sont assignés sont conservés.

Une page à vous avec votre nom, votre logo et vos services, où un client choisit un service, un membre de l’équipe et un créneau libre. Elle n’affiche que les horaires réellement libres — vos horaires, vos rendez-vous existants et votre marge entre les visites sont pris en compte avant qu’un créneau soit proposé.

Le bouton Partager dans l’en-tête vous donne le lien, et propose aussi d’envoyer à un client vos créneaux libres ou votre liste de prix. Mettez le lien dans votre bio Instagram, votre profil WhatsApp et partout où vos clients vous cherchent.

Oui. La page de chaque membre contient un lien de réservation personnel qui ouvre la même page avec uniquement ses services et ses horaires. C’est ce qu’un coiffeur met sur son propre Instagram.

Paramètres → Règles de réservation définit combien de temps à l’avance la réservation ouvre, jusqu’à quand on peut encore réserver ou annuler, et la marge entre les visites. Elles s’appliquent à votre page publique ; votre propre équipe n’est jamais limitée par elles.

« Marge entre les visites », dans Paramètres → Règles de réservation — la même valeur apparaît sur la carte des paramètres du calendrier. Réglez-la sur 30 et la réservation en ligne ne proposera un créneau que s’il reste une demi-heure de libre après le soin, de sorte que vous n’êtes jamais réservé en continu.

Parce que c’est l’intervalle des créneaux, et vous pouvez le modifier. Dans la carte des paramètres du calendrier, réglez-le sur 15 et la page de réservation proposera des départs tous les quarts d’heure. Cela ne change que les heures de début proposées — pas la durée d’un soin.

Oui — Paramètres → Entreprise comporte une image d’en-tête à côté du logo. Elle est affichée en douceur derrière l’en-tête afin que votre nom, votre note et le bouton de réservation restent faciles à lire par-dessus.

Par WhatsApp par défaut, car c’est là que se trouvent déjà vos clients. Le SMS n’est utilisé que lorsque quelqu’un l’a choisi — une règle de rappel réglée sur SMS, l’option SMS dans la zone de message, ou un code de connexion. Chaque SMS est décompté du quota mensuel de votre abonnement ; WhatsApp ne l’est pas.

Sur l’écran WhatsApp, appuyez sur Connecter et suivez la fenêtre de Meta avec le compte Facebook qui gère votre entreprise. Vous pouvez apporter un numéro qui fonctionne déjà sur l’application WhatsApp Business, ou en configurer un nouveau. Une fois connecté, les messages que vous envoyez et les réponses que vous recevez apparaissent tous au même endroit.

Centre de rappels, à partir de l’abonnement Pro. Une règle indique quand il part — un certain nombre d’heures avant la visite, ou à une heure fixe pour les rendez-vous du lendemain — et quels jours de la semaine il peut être envoyé, de sorte qu’une entreprise fermée le samedi peut rappeler les clients du dimanche le samedi soir. Vous pouvez avoir plusieurs règles à la fois.

Oui — l’onglet des modèles de messages contient le texte de chaque type de message, et vous pouvez y insérer le nom du client, la date, le jour, l’heure et le service. Chaque membre de l’équipe peut garder sa propre formulation, et l’aperçu montre le message rempli avec un vrai rendez-vous plutôt que des noms inventés.

WhatsApp ne remet un message libre que dans les 24 heures suivant le dernier message du client lui-même. En dehors de cette fenêtre, vous envoyez un modèle approuvé à la place, et l’écran vous le propose d’une simple pression. C’est la règle de WhatsApp, pas la nôtre — et la bannière vous indique quand le client a écrit pour la dernière fois, afin que vous voyiez pourquoi.

Cela dépend de l’abonnement, et le nombre est affiché à côté de votre abonnement dans les Paramètres — « 37 SMS sur 100 utilisés ce mois-ci ». Le quota se réinitialise chaque mois calendaire, et un message refusé par la passerelle n’est pas décompté.

Sur l’écran WhatsApp, sous forme d’une conversation par client. Une réponse par SMS arrive dans la même conversation, avec un badge pour que vous voyiez par quel canal elle est venue — il y a un seul fil par client quelle que soit la voie empruntée par le message.

Activez « ne pas envoyer de messages » dans sa fiche. Dès lors, plus rien ne lui est envoyé : ni rappel, ni confirmation, ni liste de prix. Les boutons de sa fiche sont grisés et en donnent la raison, afin que personne dans votre équipe n’envoie par erreur.

Oui. Sans connexion, chaque bouton de message transmet le message à WhatsApp sur votre propre téléphone ou ordinateur avec le texte déjà rédigé — vous appuyez sur envoyer là-bas. Les rappels automatiques sont la seule chose qui nécessite un compte connecté, car personne n’est devant un clavier quand ils partent.

Ouvrez le rendez-vous et marquez-le comme payé, en choisissant le mode — espèces, carte, virement, chèque, etc. Si votre équipe a des téléphones, chaque membre est aussi sollicité quelques minutes après la fin d’une visite : de quoi s’agissait-il et comment a-t-elle été payée, réglé en une pression.

Depuis la section Documents, à partir de l’abonnement Pro. Choisissez le client, les lignes et le paiement, puis émettez — le document prend le numéro suivant dans une série ininterrompue et est figé dès cet instant. Chaque document émis porte un sceau numérique et un code QR que chacun peut utiliser pour vérifier qu’il n’a pas été altéré.

La raison sociale de votre entreprise et son numéro fiscal, dans Paramètres → Documents. Sans eux, rien ne peut être émis — un document qui a l’air correct sans être valide est pire qu’un document jamais établi. Votre adresse, votre téléphone et votre logo sont imprimés sur l’en-tête et valent la peine d’être renseignés en même temps.

Pas en la modifiant : un document émis est figé, ce qui garantit la fiabilité de la numérotation. Vous l’annulez par un avoir et émettez un document corrigé. La liste montre les deux côtés de l’annulation, de sorte que l’historique reste fidèle.

Oui — l’export se trouve dans l’espace des documents et produit le fichier מבנה אחיד pour une période de votre choix, avec le rapport de production à côté. Il est construit à partir de vos documents émis, il reflète donc exactement ce que vous avez remis à vos clients.

Finances, à partir de l’abonnement Pro : recettes et dépenses sur la période de votre choix, ventilées par service, avec le tableau de bord montrant la journée d’un coup d’œil. Les pastilles de période sont les mêmes partout dans l’application, de sorte que « ce mois-ci » désigne le même mois sur tous les écrans.

Oui, à partir de l’abonnement Pro. Émettez une carte pour un montant, remettez-la à un bénéficiaire avec une durée de validité, et utilisez-la pour une visite — le solde restant suit la carte. Les coupons sont gérés sur le même écran.

Oui, avec l’abonnement Business. Définissez un forfait — tant de visites, ou une période, pour un prix — vendez-le à un client, et ses visites restantes sont suivies au fil de leur utilisation.

Oui — Paramètres → Entreprise pour votre logo et l’image d’en-tête de votre page de réservation, et Paramètres → Préférences pour votre couleur de marque et le mode clair ou sombre. La couleur que vous choisissez est celle qu’utilisent vos rendez-vous, vos boutons et votre page de réservation.

Votre page a déjà sa propre adresse, construite à partir du nom de votre entreprise, et c’est ce que vous donne le bouton Partager. Si vous la voulez sur un domaine qui vous appartient, écrivez-nous et nous le configurerons.

Oui, si vous installez l’application et autorisez les notifications. Vous êtes prévenu lorsqu’un client réserve en ligne, lorsqu’un client déplace ou annule, et lorsque quelqu’un vous écrit — et un message qui arrive pendant que l’application est ouverte s’affiche à l’intérieur.

Oui, à partir de l’abonnement Pro. Les avis arrivent sur leur propre écran où vous décidez lesquels sont publiés, et vous pouvez répondre à chacun. Les avis publiés s’affichent sur votre page de réservation.

Pour ce dont vous disposez en nombre limité — fauteuils, salles, une machine laser. Avec l’abonnement Business, vous indiquez combien vous en avez, et le calendrier des ressources montre les pics d’utilisation et vous avertit lorsqu’un jour est en surréservation.

Chaque paiement que vous effectuez produit une facture-reçu fiscale, envoyée par e-mail à son émission. Si un paiement a été effectué avant que vous ne renseigniez votre raison sociale et votre numéro fiscal, la facture est établie automatiquement dès que vous le faites — rien n’est perdu.

Vous et les personnes à qui vous donnez un identifiant, et personne d’autre. Chaque entreprise a sa propre base de données plutôt qu’une base partagée, de sorte qu’une autre entreprise sur Lumea ne peut pas accéder à vos clients, même par accident.

Oui — l’ensemble du système est sauvegardé chaque jour, et la copie est conservée sur un second serveur afin que la panne d’une machine n’emporte pas votre agenda.

Oui. Les clients s’exportent vers un tableur depuis la page des clients, vos documents s’exportent sous forme de fichier uniforme, et vos encaissements s’exportent depuis Finances. Si vous avez besoin d’autre chose, demandez-nous.

Depuis le menu du compte — cela supprime votre entreprise, sa base de données et ses fichiers. Ce qui est conservé, et pour combien de temps, est exposé sur notre page de suppression de compte, car les documents fiscaux ont une durée de conservation fixée par la loi et non par nous.

Écrivez-nous sur WhatsApp ou depuis la page de contact — le numéro et l’adresse y figurent tous deux. Nous répondons en hébreu, en anglais, en russe et en arabe.