Cette page a été traduite automatiquement et n'a pas encore été relue par une personne de langue maternelle. En cas de différence, la version anglaise fait foi.
1. Ce qu'est un reçu numérique
Un reçu numérique est le même document que celui qui sortirait sur papier, créé dans un logiciel et envoyé sous forme de fichier, le plus souvent un PDF, ou de lien. Les obligations ne changent pas avec le support.
2. Les mêmes mentions que sur papier
Ce dont a besoin un reçu imprimé, un reçu numérique en a besoin aussi :
- Le nom de l'entreprise et son numéro d'assujetti ou de société.
- La date et un numéro de série continu.
- Le nom du client, selon les cas.
- Ce qui a été payé, le montant et le mode de paiement.
- Pour un assujetti agréé : le détail de la TVA.
3. Original et copie
Le premier document remis au client est l'original. Chaque envoi ou impression supplémentaire est marqué copie conforme. Quand le système le fait automatiquement, vous ne pouvez pas envoyer deux « originaux » par erreur.
4. Un logiciel enregistré
Un document informatisé est produit dans un logiciel enregistré auprès de l'administration fiscale, pas dans un fichier Word ou un tableur. Demandez son numéro d'enregistrement à l'éditeur, et demandez à votre comptable s'il ou elle accepte les documents qui en sont issus.
5. Comment l'envoyer
Trois moyens courants, chacun adapté à une situation différente :
- E-mail avec le fichier joint : convient aux entreprises clientes qui transmettent le reçu à leur comptable.
- WhatsApp, en fichier ou en lien : le moyen pratique pour la clientèle particulière, qui veut le reçu en main après la visite.
- Un lien de téléchargement : convient quand vous préférez ne pas envoyer de fichiers et que le client peut télécharger le reçu quand il en a besoin.
6. Comment vérifier qu'un reçu est authentique
Un document numérique se copie facilement : il est donc utile qu'il comporte un moyen de le vérifier. Un sceau numérique et un code QR menant à une page qui montre que le document a été émis par le système et n'a pas changé depuis rendent cela facile pour la clientèle et les comptables.
Comprenez bien la différence : il s'agit d'une vérification que le document est inchangé, et non d'une signature électronique certifiée au sens juridique.
7. Après l'envoi
Conservez une copie de tout ce qui est émis, et émettez un nouveau document plutôt que de modifier un document déjà émis. Si un reçu a été émis par erreur, annulez-le par un avoir.
Les questions fréquentes
Un client peut-il exiger un reçu imprimé ?
Oui : tout document doit donc pouvoir être imprimé. Si un original a déjà été remis, l'impression est marquée copie.
Peut-on envoyer le reçu sur WhatsApp ?
Oui. Le reçu est le document et WhatsApp n'est que le canal ; la condition est de l'émettre dans un logiciel enregistré, pas le canal.
Qu'en est-il du consentement du client à recevoir des messages ?
Un reçu pour un paiement effectué est un message de service. Les offres commerciales sont différentes et nécessitent un consentement distinct.
