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1. Was eine digitale Quittung ist
Eine digitale Quittung ist dasselbe Dokument, das auf Papier herausgekommen wäre, in Software erstellt und als Datei, meist als PDF, oder als Link gesendet. Die Pflichten ändern sich nicht, wenn sich das Medium ändert.
2. Dieselben Angaben wie auf Papier
Was eine gedruckte Quittung braucht, braucht auch eine digitale:
- Den Firmennamen und die Unternehmer- oder Gesellschaftsnummer.
- Datum und eine lückenlose laufende Nummer.
- Den Namen der Kundschaft, soweit erforderlich.
- Was bezahlt wurde, den Betrag und die Zahlungsart.
- Bei einem lizenzierten Unternehmer: die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer.
3. Original und Kopie
Das erste der Kundschaft übergebene Dokument ist das Original. Jeder weitere Versand oder Ausdruck wird als getreue Kopie gekennzeichnet. Wenn das System das automatisch erledigt, können Sie nicht versehentlich zwei „Originale“ senden.
4. Registrierte Software
Ein computergestütztes Dokument wird in bei der Steuerbehörde registrierter Software erstellt, nicht in einer Word-Datei oder einer Tabelle. Fragen Sie den Anbieter nach seiner Registrierungsnummer und Ihre Steuerberatung, ob sie Dokumente daraus akzeptiert.
5. Wie Sie sie senden
Drei gängige Wege, jeder für eine andere Situation geeignet:
- E-Mail mit angehängter Datei: geeignet für Geschäftskundschaft, die die Quittung an ihre Steuerberatung weitergibt.
- WhatsApp, als Datei oder Link: der bequeme Weg für Privatkundschaft, die die Quittung nach dem Termin gleich in der Hand haben möchte.
- Ein Download-Link: geeignet, wenn Sie lieber keine Dateien senden und die Kundschaft die Quittung herunterladen kann, wann immer sie sie braucht.
6. Wie man prüft, dass eine Quittung echt ist
Ein digitales Dokument lässt sich leicht kopieren, daher hilft es, wenn es eine Prüfmöglichkeit enthält. Ein digitales Siegel und ein QR-Code, die zu einer Seite führen, die zeigt, dass das Dokument vom System ausgestellt wurde und sich seither nicht geändert hat, machen das für Kundschaft und Steuerberatung einfach.
Beachten Sie den Unterschied: Dies ist eine Prüfung, dass das Dokument unverändert ist, keine zertifizierte elektronische Signatur im rechtlichen Sinn.
7. Nach dem Senden
Bewahren Sie von allem Ausgestellten eine Kopie auf und stellen Sie ein neues Dokument aus, statt ein bereits ausgestelltes zu bearbeiten. Wurde eine Quittung versehentlich ausgestellt, stornieren Sie sie mit einer Gutschrift.
Häufige Fragen
Kann die Kundschaft auf einer gedruckten Quittung bestehen?
Ja, daher sollte jedes Dokument druckbar sein. Wurde bereits ein Original übergeben, wird der Ausdruck als Kopie gekennzeichnet.
Darf ich die Quittung per WhatsApp senden?
Ja. Die Quittung ist das Dokument und WhatsApp nur der Kanal; die Bedingung ist die Ausstellung in registrierter Software, nicht der Kanal.
Wie steht es um die Einwilligung der Kundschaft, Nachrichten zu erhalten?
Eine Quittung für eine geleistete Zahlung ist eine Servicenachricht. Werbeangebote sind etwas anderes und brauchen eine gesonderte Einwilligung.
