1. מהי קבלה דיגיטלית
קבלה דיגיטלית היא אותו מסמך שהיה יוצא בנייר, רק שהוא נוצר בתוכנה ונשלח כקובץ, בדרך כלל PDF, או כקישור. החובות לא משתנות כשהמדיום משתנה.
2. אותם פרטים כמו בנייר
מה שנדרש בקבלה מודפסת נדרש גם בדיגיטלית:
- שם העסק ומספר העוסק או החברה.
- תאריך ומספר סידורי רציף.
- שם הלקוח, לפי הצורך.
- מה שולם, הסכום ואמצעי התשלום.
- בעוסק מורשה: פירוט המע״מ.
3. מקור והעתק
המסמך הראשון שנמסר ללקוח הוא המקור. כל שליחה או הדפסה נוספת מסומנת נאמן למקור. כשהמערכת עושה את זה אוטומטית אין סיכוי שתשלחו שני ״מקורות״ בטעות.
4. תוכנה רשומה
מסמך ממוחשב מופק בתוכנה רשומה ברשות המסים, ולא בקובץ וורד או באקסל. בקשו מהספק את מספר הרישום ושאלו את רואה החשבון אם הוא מקבל מסמכים ממנה.
5. איך שולחים
שלוש דרכים נפוצות, וכל אחת מתאימה למצב אחר:
- מייל, עם הקובץ מצורף: מתאים ללקוחות עסקיים שמעבירים את הקבלה לרואה החשבון שלהם.
- וואטסאפ, כקובץ או כקישור: הדרך הנוחה ללקוחות פרטיים, שרוצים את הקבלה ביד אחרי הטיפול.
- קישור להורדה: מתאים כשלא רוצים לשלוח קבצים, והלקוח יכול להוריד את הקבלה מתי שהוא צריך.
6. איך בודקים שהקבלה אמיתית
מסמך דיגיטלי קל לשכפל, ולכן כדאי שהוא יכלול דרך לבדוק אותו. חותמת דיגיטלית וקוד QR, שמובילים לדף שמראה שהמסמך הופק במערכת ולא שונה מאז, מקלים על לקוחות ועל רואי חשבון.
חשוב להבין את ההבדל: זו בדיקה שהמסמך לא שונה, לא חתימה אלקטרונית מאושרת במובן החוקי.
7. מה עושים אחרי שלחצתם שלח
שמרו את העתק של כל מה שהופק, והפיקו מסמך חדש במקום לערוך מסמך שהופק. אם הופקה קבלה בטעות, מבטלים אותה בזיכוי.
שאלות נפוצות
האם לקוח יכול לדרוש קבלה מודפסת?
כן, ולכן כדאי שיהיה אפשר להדפיס כל מסמך. המסמך המודפס יסומן כהעתק אם כבר נמסר מקור.
האם מותר לשלוח את הקבלה בווטסאפ?
כן, הקבלה היא מסמך, והווטסאפ הוא רק ערוץ המשלוח. הפקה בתוכנה רשומה היא התנאי, ולא ערוץ השליחה.
מה לגבי הסכמת הלקוח לקבל הודעות?
קבלה על תשלום שבוצע היא הודעת שירות. הצעות שיווקיות הן עניין אחר, והן דורשות הסכמה נפרדת.
