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1. Qué es un recibo digital
Un recibo digital es el mismo documento que habría salido en papel, creado en un software y enviado como archivo, normalmente un PDF, o como enlace. Las obligaciones no cambian por cambiar el soporte.
2. Los mismos datos que en papel
Lo que necesita un recibo impreso lo necesita también uno digital:
- El nombre del negocio y el número de comerciante o de sociedad.
- La fecha y un número de serie sin saltos.
- El nombre de la persona cliente, según corresponda.
- Lo que se pagó, el importe y el método de pago.
- Para un comerciante autorizado: el desglose del IVA.
3. Original y copia
El primer documento entregado a la persona es el original. Cada envío o impresión posterior se marca como copia fiel. Cuando el sistema lo hace automáticamente, no puede enviar dos «originales» por error.
4. Software registrado
Un documento informatizado se produce en un software registrado en la Autoridad Tributaria, no en un archivo de Word ni en una hoja de cálculo. Pida al proveedor su número de registro y pregunte a su contable si acepta documentos de ese software.
5. Cómo enviarlo
Tres formas habituales, cada una adecuada para una situación distinta:
- Correo con el archivo adjunto: conviene a la clientela empresarial que pasa el recibo a su contable.
- WhatsApp, como archivo o como enlace: la forma cómoda para particulares, que quieren tener el recibo a mano tras la visita.
- Un enlace de descarga: conviene cuando prefiere no enviar archivos y la persona puede descargar el recibo cuando lo necesite.
6. Cómo comprobar que un recibo es auténtico
Un documento digital es fácil de copiar, así que ayuda que incluya una forma de comprobarlo. Un sello digital y un código QR que llevan a una página donde se ve que el documento lo emitió el sistema y no ha cambiado desde entonces lo ponen fácil a la clientela y a los contables.
Conviene entender la diferencia: es una comprobación de que el documento no ha cambiado, no una firma electrónica certificada en sentido jurídico.
7. Después de pulsar enviar
Conserve una copia de todo lo emitido y emita un documento nuevo en lugar de modificar uno ya emitido. Si se emitió un recibo por error, anúlelo con una nota de crédito.
Preguntas frecuentes
¿Puede alguien insistir en un recibo impreso?
Sí, por eso todo documento debe poder imprimirse. Si ya se entregó un original, la impresión se marca como copia.
¿Está permitido enviar el recibo por WhatsApp?
Sí. El recibo es el documento y WhatsApp es solo el canal; la condición es emitirlo en un software registrado, no el canal.
¿Y el consentimiento de la persona para recibir mensajes?
Un recibo de un pago realizado es un mensaje de servicio. Las ofertas de marketing son distintas y necesitan un consentimiento aparte.
